Zo organiseer je een streetarttour

Begin ongeveer zes tot acht weken vooraf met de route, de gids en het startpunt. Controleer daarna of de murals nog zichtbaar zijn, of de route toegankelijk is en hoeveel deelnemers de wandeling aankan. Regel het diner pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, opgeladen telefoons en powerbanks, een korte veiligheidsbriefing en een route die ook bij regen uitvoerbaar blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Streetartroute samenstellen
2 personen
2
Murals en route controleren
2 personen
3
Streetartgids boeken
4
Startlocatie reserveren
5
Dinerlocatie reserveren
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Route toegankelijkheid controleren
2 personen
11
Dinerkeuzes doorgeven
12
Welkomstbericht versturen
13
Routekaarten opmaken
14
Deelnemersbadges maken
15
Weersverwachting controleren
16
Gids en locaties bevestigen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Powerbanks opladen
20
Materialen inpakken
2 personen

Event

21
Startpunt klaarzetten
3 personen
22
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
23
Deelnemers registreren
2 personen
24
Badges uitdelen
25
Veiligheidsbriefing geven
26
Groepen indelen
2 personen
27
Streetarttour begeleiden
3 personen
28
Fotostops begeleiden
2 personen
29
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
32
Diner serveren
3 personen
33
Programma afsluiten
34
Deelnemers veilig uitzwaaien
2 personen
35
Buffet en materialen opruimen
3 personen
36
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

37
Servies afwassen
2 personen
38
Materialen schoonmaken
2 personen
39
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
40
Locatie schoon opleveren
2 personen
41
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Papierwerk

Routekaartenaantal 25
Deelnemerslijstenaantal 3
Dinerkaartenaantal 25
Routebeschrijvingen voor gidsenaantal 3

Presentatie

Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 30
Deelnemersbadgesaantal 25
Badgehoudersaantal 25
Markeerstiftenaantal 6

Apparatuur

Smartphones voor routebegeleidingaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Draagbare megafoon

Verlichting

Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Noodcontactkaartenaantal 25

Weerbescherming

Herbruikbare paraplu'saantal 6
Regenponcho'saantal 25

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Herbruikbare drinkbekersaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Flessenopenersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Stel de streetartroute eerst samen en loop die uiterlijk twee weken vooraf zelf na. Controleer murals, oversteekplaatsen, smalle doorgangen en een logisch rustpunt voordat je routekaarten laat maken.
Boek de streetartgids en reserveer start- en dinerlocatie minimaal vier weken vooraf. Bevestig beide locaties opnieuw in de laatste week, inclusief starttijd, groepsgrootte en dinerkeuzes.
Sluit de inschrijving vijf tot zeven dagen voor de tour. Werk daarna de deelnemerslijst bij, geef het exacte aantal en alle dieetwensen door aan het diner en maak badges per deelnemer.
Stuur het welkomstbericht uiterlijk twee dagen vooraf met startlocatie, verzameltijd, route-informatie en een weeradvies. Leg routekaarten, noodcontactkaarten en eventuele toegankelijkheidsinformatie klaar bij de ontvangsttafel.
Pak op de ochtend zelf routekaarten, badges, smartphones, powerbanks, oplaadkabels, een megafoon, EHBO-set en regenmateriaal samen in één herkenbare tas. Houd minstens één opgeladen telefoon en powerbank als reserve bij de organisatie en geef vóór vertrek een veiligheidsbriefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een streetarttour te organiseren?: Reken op zes tot acht weken voor een ontspannen voorbereiding. Boek de gids en locaties bij voorkeur vier weken vooraf en sluit de inschrijving vijf tot zeven dagen voor de tour.
Hoeveel deelnemers kan ik meenemen op een streetarttour?: Bepaal het maximum op basis van de groepsgrootte die de gids, route en dinerlocatie aankunnen. Deel een grote groep zo nodig op in kleinere groepen en leg het definitieve aantal uiterlijk één week vooraf vast.
Wat neem je mee naar een streetarttour?: Neem per deelnemer een badge en routekaart mee en zorg daarnaast voor smartphones, opgeladen powerbanks, oplaadkabels, een EHBO-set en noodcontactkaarten. Voor wisselvallig weer zijn herbruikbare paraplu’s en regenponcho’s praktisch.
Wanneer controleer je de route voor een streetarttour?: Loop de route ongeveer twee weken vooraf na en controleer murals, toegankelijkheid en veiligheid. Doe in de laatste week nog een korte bevestigingscheck bij de gids en locaties, omdat werken of doorgangen kunnen wijzigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.