Checklist para organizar una tour de arte urbano
Una tour de arte urbano necesita más que una ruta con murales interesantes. Hay que comprobar el recorrido, coordinar a la guía, controlar las inscripciones y dejar cerrada la cena antes del día del evento. Esta checklist ordena las tareas desde la planificación inicial hasta la recepción de participantes y la charla de seguridad. También te ayuda a preparar mapas, acreditaciones, orientación, bebidas y material para cambios de tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Preparar la ruta de arte urbano
2 personas
Comprobar los murales y la ruta
2 personas
Reservar guía de arte urbano
Reservar la ubicación de salida
Reservar el lugar para la cena
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Comprobar la accesibilidad de la ruta
2 personas
Comunicar las opciones de cena
Enviar mensaje de bienvenida
Diseñar los mapas de ruta
Crear credenciales de participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar la guía y las ubicaciones
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Cargar los powerbanks
Empaquetar materiales
2 personas
Evento
Preparar el punto de salida
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Dar la charla de seguridad
Distribuir en grupos
2 personas
Guiar el tour de street art
3 personas
Guiar las paradas fotográficas
2 personas
Repartir bebidas y snacks
2 personas
Rellenar las bebidas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Cerrar el programa
Despedir a los participantes con seguridad
2 personas
Recoger el buffet y los materiales
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Papeleo
- Mapas de rutacant. 25
- Listas de participantescant. 3
- Tarjetas de cenacant. 25
- Indicaciones para los guíascant. 3
Presentación
- Portapapelescant. 3
- Bolígrafoscant. 30
- Credenciales de participantescant. 25
- Portabadgescant. 25
- Rotuladores fosforescentescant. 6
Equipo
- Smartphones para la orientación de la rutacant. 3
- Baterías externascant. 4
- Cables de cargacant. 4
- Megáfono portátil
Iluminación
- Linternascant. 4
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Chalecos reflectantescant. 4
- Tarjetas de contacto de emergenciacant. 25
Protección contra la lluvia
- Paraguas reutilizablescant. 6
- Ponchos para la lluviacant. 25
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 3
- Vasos reutilizablescant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Bandejas de servircant. 6
- Pinzas de servircant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Abrebotellascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Fregaderoscant. 2
- Paños de limpiezacant. 6
- Cepillos para fregarcant. 2
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y revísala con antelación: comprueba cada mural, calcula la duración de los desplazamientos y verifica la accesibilidad antes de enviar las invitaciones.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y comunica las opciones de cena con tiempo. Actualiza la lista de participantes hasta el último día para evitar errores en las tarjetas de cena.
- Prepara un punto de salida visible con la mesa de recepción, mapas, portapapeles, bolígrafos y acreditaciones. Reserva al menos 15 minutos antes del comienzo para registrar a las personas y repartir los portabadges.
- Comprueba el pronóstico el día anterior y prepara alternativas para la lluvia. Lleva paraguas reutilizables o ponchos, además de linternas si parte de la ruta puede hacerse con poca luz.
- Carga los smartphones y las baterías externas la víspera, y confirma guía, ubicaciones y horarios 24 horas antes. Guarda también las indicaciones para los guías y los contactos de emergencia en formato accesible.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tour de arte urbano?
- Empieza a organizarla entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar la guía y los lugares, preparar la ruta, enviar invitaciones y recoger las preferencias para la cena.
- ¿Cuándo hay que confirmar la ruta de arte urbano?
- Haz una primera revisión al preparar el recorrido y una segunda entre 24 y 48 horas antes del evento. Comprueba entonces los murales, los accesos, las obras previstas y cualquier cambio en el trayecto.
- ¿Cuánto tiempo antes deben llegar los participantes?
- Pide que lleguen 15 minutos antes de la hora de inicio. Ese tiempo permite registrar a cada persona, entregar la acreditación, resolver dudas y dar la charla de seguridad sin retrasar la salida.
- ¿Qué llevar si llueve durante la tour de arte urbano?
- Prepara paraguas reutilizables y ponchos para la lluvia según el tamaño del grupo, y revisa el pronóstico el día anterior. Si el recorrido incluye zonas oscuras, añade linternas y confirma si la ruta sigue siendo segura.
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