Zo organiseer je een open dag zonder losse eindjes

Begin met het programma en de indeling van de ruimtes; pas daarna plan je communicatie, rondleidingen en catering. Werk met één plattegrond waarop ontvangst, lokalen, activiteiten en looproutes staan. Controleer aanmeldingen en dieetwensen op vaste momenten, zodat je niet vlak voor de open dag hoeft te improviseren. Test presentaties, activiteiten en techniek vooraf en geef iedere vrijwilliger een duidelijke plek en taak. De laatste controle draait vooral om bewegwijzering, materialen, koeling en een schone ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en lokalen indelen
2 personen
3
Open dag aanmelden
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Website en social media bijwerken
2 personen
6
Aanmeldformulier controleren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Rondleidingen reserveren
10
Catering bestellen
11
Drankvoorraad bestellen
12
Techniek reserveren
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Plattegrond maken
15
Programma afdrukken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Bewegwijzering maken
2 personen
18
Presentaties verzamelen
2 personen
19
Activiteiten testen
3 personen
20
Lokaalpresentaties controleren
3 personen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen klaarzetten
3 personen
24
Koelkasten controleren
25
Ruimtes vooraf schoonmaken
3 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Infostands inrichten
4 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Techniek aansluiten
2 personen
33
Presentaties klaarzetten
3 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Briefing ontvangstteam geven
5 personen
39
Briefing rondleiders geven
8 personen

Event

40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Aanmeldingen registreren
3 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Rondleidingen begeleiden
8 personen
44
Proeflessen begeleiden
6 personen
45
Informatiegesprekken voeren
6 personen
46
Activiteiten begeleiden
6 personen
47
Presentaties verzorgen
3 personen
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
53
Verloren voorwerpen registreren
54
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

55
Catering opruimen
3 personen
56
Materialen afbouwen
5 personen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Techniek uitschakelen
2 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Lokalen schoonmaken
5 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
64
Terrein nalopen
3 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Aanmeldgegevens archiveren
68
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Kleedkamerekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Koeltasjesaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamersaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
USB-sticksaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
Wachtwoordvrije routersaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Vlaggenlijnenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Pijlbordenaantal 20
Posthoudersaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 6
Noodlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Afvalbakken buitenaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 8
Rubberen handschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Papierwerk

Programmafoldersaantal 300
Plattegrondenaantal 250
Aanmeldformulierenaantal 300
Naambadgesaantal 250
A4-papieraantal 2000
Pennenaantal 60
Stiftenaantal 48
Klembordenaantal 20
Plakbandaantal 12
Schrijfblokkenaantal 30

Activiteiten

Experimentmaterialenaantal 8
Knutselsetsaantal 12
Kleurpotlodenaantal 24
Kleurboekenaantal 24
Bouwsetsaantal 8
Spelmaterialenaantal 10
Sportballenaantal 12
Pionnenaantal 24
Stopwatchesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12
Antislipmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
Touwafzettingenaantal 8

Garderobe

Kleerhangersaantal 200
Garderoberekkenaantal 4
Nummertjes garderobeaantal 250

Presentatie

Presentatiebordenaantal 16
Flip-oversaantal 6
Flip-overpapieraantal 12
Magneetsetsaantal 12
Folderrekkenaantal 12

Tips

Leg het programma en de ruimte-indeling eerst vast. Reserveer daarna rondleidingen en verdeel vrijwilligers per tijdsblok, zodat ontvangst, presentaties en activiteiten tegelijk bemand zijn.
Plan de communicatie in twee rondes: verstuur uitnodigingen zodra datum en programma vaststaan en werk website en social media uiterlijk 7 dagen vooraf bij. Controleer daarna dagelijks de aanmeldingen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor de open dag door aan de catering. Bestel drank niet alleen voor bezoekers, maar ook voor vrijwilligers en presentatoren.
Test beamers, laptops, microfoons, luidsprekers en HDMI-kabels in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf klaar; een presentatie die pas op de dag zelf wordt getest kost direct bezoekers tijd.
Maak de bewegwijzering zichtbaar vanaf de ingang en zet ontvangstbalie, naambadges en programma's de avond ervoor klaar. Controleer bovendien koelkasten, koffiezetapparaten, servies, materialen en de schoonmaak van alle lokalen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor aanmelding, uitnodigingen, vrijwilligers, rondleidingen en het reserveren van techniek en catering.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Plan per gelijktijdig onderdeel minimaal 1 verantwoordelijke vrijwilliger en voeg bij ontvangst en rondleidingen een extra persoon toe tijdens piekmomenten. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de diensten 3 dagen voor de open dag.
Wanneer moet ik catering voor een open dag bestellen?: Geef de catering het verwachte aantal en de dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf door. Controleer op de dag zelf of koelkasten, serveerschalen, glazen, kopjes en bestek klaarstaan voordat de eerste bezoekers arriveren.
Hoe voorkom ik technische problemen tijdens een open dag?: Test alle presentaties en activiteiten minimaal 2 dagen vooraf in de juiste lokalen, met dezelfde laptops, beamers, microfoons en kabels. Leg reserveverlengsnoeren en stekkerdozen klaar en wijs per ruimte één technisch aanspreekpunt aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.