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Checklist pour organiser une visite street art

Une visite street art réussie repose sur un parcours vérifié, un timing réaliste et un accueil bien préparé. Commencez par repérer les fresques et prévoyez une solution si certaines œuvres disparaissent ou deviennent inaccessibles. Réservez ensuite le guide, le point de départ et le lieu du dîner, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’au briefing de sécurité et au départ du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Créer l’itinéraire de street art

    2 personnes

  • Vérifier les fresques sur le parcours

    2 personnes

  • Réserver un guide de street art

  • Réserver le lieu de départ

  • Réserver le lieu du dîner

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Mettre à jour la liste des participants

  • Vérifier l'accessibilité du parcours

    2 personnes

  • Communiquer les choix du dîner

  • Envoyer le message de bienvenue

  • Mettre en page les cartes d'itinéraire

  • Créer les badges des participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Confirmer le guide et les lieux

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Recharger les batteries externes

  • Emballer le matériel

    2 personnes

Événement

  • Préparer le point de départ

    3 personnes

  • Monter la table d’accueil

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    2 personnes

  • Distribuer les badges

  • Donner le briefing de sécurité

  • Répartir les groupes

    2 personnes

  • Accompagner la visite de street art

    3 personnes

  • Accompagner les pauses photo

    2 personnes

  • Distribuer les boissons et les snacks

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Mettre en place le buffet du dîner

    3 personnes

  • Servir le dîner

    3 personnes

  • Clôturer le programme

  • Raccompagner les participants en toute sécurité

    2 personnes

  • Ranger le buffet et le matériel

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

Suivi

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le matériel

    2 personnes

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

  • Remettre le lieu propre

    2 personnes

  • Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Paperasse

  • Cartes d'itinéraireqté 25
  • Listes de participantsqté 3
  • Cartes du dînerqté 25
  • Itinéraires pour les guidesqté 3

Présentation

  • Presse-papiersqté 3
  • Stylos à billeqté 30
  • Badges des participantsqté 25
  • Porte-badgesqté 25
  • Marqueursqté 6

Équipement

  • Smartphones pour l’accompagnement d’itinéraireqté 3
  • Batteries externesqté 4
  • Câbles de rechargeqté 4
  • Mégaphone portable

Éclairage

  • Lampes de pocheqté 4

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Gilets réfléchissantsqté 4
  • Cartes de contact d’urgenceqté 25

Protection contre les intempéries

  • Parapluies réutilisablesqté 6
  • Ponchos de pluieqté 25

Catering

  • Glacièresqté 3
  • Thermosqté 3
  • Gobelets réutilisablesqté 30
  • Assiettesqté 30
  • Couvertsqté 30
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Pinces de serviceqté 4
  • Planches à découperqté 2
  • Couteaux à painqté 2
  • Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

  • Poubellesqté 3
  • Bacs à vaisselleqté 2
  • Chiffons de nettoyageqté 6
  • Brosses à vaisselleqté 2

Courses

  • Courses

Conseils

  • Vérifiez les fresques au moins 7 jours avant la visite : une œuvre peut être recouverte, masquée par des travaux ou difficile à voir à l’heure prévue.
  • Prévoyez une marge de 15 à 20 minutes au point de départ pour l’enregistrement, la distribution des badges et les dernières arrivées.
  • Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le récapitulatif au lieu du dîner au plus tard 3 jours avant l’événement.
  • Testez les smartphones, câbles et batteries externes la veille, puis rechargez chaque batterie à 100 % avant d’emballer le matériel.
  • Consultez la météo 24 heures avant et le matin même : préparez des parapluies ou des ponchos et adaptez le briefing si le parcours devient glissant ou peu éclairé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une visite street art ?
Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le guide et les lieux, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de vérifier le parcours.
Quand faut-il vérifier le parcours street art ?
Faites une première vérification 7 à 10 jours avant, puis un dernier contrôle la veille. Regardez les fresques, les travaux, l’accessibilité, l’éclairage et les éventuelles déviations.
Que prévoir pour une visite street art sous la pluie ?
Préparez une solution pour chaque participant : parapluies réutilisables ou ponchos, selon votre organisation. Consultez les prévisions 24 heures avant et confirmez le plan le matin de la visite.
Quand confirmer le nombre de participants au dîner ?
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la visite. Confirmez ensuite le nombre final et les besoins alimentaires au lieu du dîner au moins 3 jours à l’avance.

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