Checklist voor een goed georganiseerd straatmuziekfestival

Een straatmuziekfestival draait op een strakke route, duidelijke speeltijden en techniek die per locatie klopt. Begin met datum, route en vergunningen; leg daarna bands, podiumplekken en verkeersmaatregelen vast. Regel artiestencontracten, vervoer en ontvangst voordat het programma publiek wordt gemaakt. Ondertussen moeten vrijwilligers, toiletten, catering, afvalinzameling en stroompunten worden afgestemd. Deze checklist helpt je de 74 taken en 50 benodigde spullen in de juiste volgorde te organiseren, zodat je op de festivaldag niet alsnog kabels, routeborden of artiesteninformatie hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering controleren
Optredende bands selecteren
3 personen
Muzikanten benaderen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Artiestencontracten verzamelen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Podiumlocaties bepalen
3 personen
Routekaart maken
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiestenvervoer regelen
2 personen
Artiestenontvangst plannen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Toiletten reserveren
2 personen
Afvalinzameling regelen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
Verlichting reserveren
2 personen
Promotiemateriaal ontwerpen
2 personen
Promotie verspreiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Route afzetten
4 personen
Podiumplekken markeren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Geluidsinstallaties opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

Artiesten ontvangen
3 personen
Artiesten instrueren
2 personen
Programma openen
Optredens begeleiden
4 personen
Geluidsniveau controleren
2 personen
Publieksstromen begeleiden
4 personen
Infopunt bemannen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Optredens aankondigen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Eindoptreden begeleiden
4 personen
Festival afsluiten
2 personen

Nazorg

Artiesten uitzwaaien
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Tenten afbreken
5 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Straat schoonvegen
5 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Toiletten nalopen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verkeersafzettingen verwijderen
4 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 8
Mengpanelenaantal 3
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekerstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 6
Kabelmattenaantal 20
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 30
Stoepkrijtaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 40
Inductiekookplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 6
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Poetsdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en podiumlocaties vast voordat je bands bevestigt. Controleer per plek de beschikbare ruimte, stroompunten en afstand tot woningen; zo voorkom je dat een technische opstelling later niet past.
Vraag technische wensen direct bij iedere band op en bundel ze in één overzicht. Noteer onder meer microfoons, DI-boxen, kabels en monitoraansluitingen, zodat de geluidsapparatuur per optreden voorbereid kan worden.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, niet alleen per locatie. Zorg voor bezetting bij artiestenontvangst, routebegeleiding, publieksvragen, afval en het verplaatsen of bewaken van materiaal tijdens de optredens.
Informeer buurtbewoners voordat uitnodigingen en programmaposters verspreid worden. Deel de route, speeltijden en verkeersmaatregelen op tijd; wijzigingen in podiumlocaties of afsluitingen komen anders vaak pas op de festivaldag aan het licht.
Maak een aparte transport- en stroomcontrole voor de opbouw. Test kabelhaspels, stekkerdozen, verlengkabels en kabelmatten per podium en leg reservebatterijen en LED-bouwlampen klaar voor plekken waar de verlichting of stroom niet direct goed werkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een straatmuziekfestival organiseren?: Begin minstens 6 maanden vooraf met datum, route, vergunningen en verzekering. Benader bands en leg technische wensen uiterlijk 3 maanden voor het festival vast; vrijwilligers, catering en toiletten kun je daarna definitief plannen.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een straatmuziekfestival?: Dat hangt af van de gemeente, route en geluidsinstallaties. Dien de aanvraag bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf in en geef daarin ook podiumlocaties, verwachte bezoekers, verkeersmaatregelen en eindtijden op.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een straatmuziekfestival?: Reken minimaal op één coördinator, één aanspreekpunt per podiumlocatie en extra mensen voor artiestenontvangst, routebegeleiding en afval. Plan per vrijwilliger een dienst van ongeveer 3 tot 4 uur, zodat aflossing mogelijk blijft.
Wanneer moet ik de geluidsapparatuur voor een straatmuziekfestival regelen?: Reserveer luidsprekers, mengpanelen, microfoons en statieven minstens 8 tot 12 weken vooraf. Maak 2 weken voor het festival per locatie een technische checklist en controleer op de opbouwdag alle stroom- en kabelverbindingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.