Straßenmusikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage Genehmigungen und kläre Verkehrsmaßnahmen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Eine festgelegte Route brauchst du, bevor du Anwohner informierst und den Programmplan veröffentlichst.
• Sammle die technischen Wünsche jeder Band spätestens 4 Wochen vorher. Prüfe danach Lautsprecher, Mischpulte, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Strompunkte gemeinsam mit der Technikverantwortlichen Person.
• Plane pro Auftrittsort einen klaren Aufbau- und Abbauzeitraum von mindestens 30 Minuten ein. Kabelmatten, Kabelhaspeln und Verlängerungskabel sollten vor dem ersten Soundcheck vollständig vor Ort sein.
• Teile freiwillige Helfer in Schichten von 3 bis 4 Stunden ein und besetze Empfang, Wegweisung, Künstlerbetreuung und Abfallkontrolle getrennt. Für mehrere Bühnen brauchst du pro gleichzeitig laufendem Bereich mindestens eine zuständige Person.
• Bestelle Toiletten, Catering und Mehrwegbecher nach der erwarteten Besucherzahl und bestätige die Lieferzeiten spätestens 14 Tage vorher. Vergessene Anlieferfenster führen besonders bei einer gesperrten oder engen Festivalroute schnell zu Verzögerungen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Straßenmusikfestival anmelden?

Beginne mit Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsabstimmung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Je nach Gemeinde können zusätzliche Unterlagen oder längere Bearbeitungszeiten nötig sein.

Wie viele Helfer braucht ein Straßenmusikfestival?

Plane mindestens eine verantwortliche Person je gleichzeitig besetztem Auftrittsbereich sowie zusätzliche Helfer für Empfang, Künstlerbetreuung und Abfall ein. Bei Schichten von 3 bis 4 Stunden brauchst du pro Aufgabe mehrere Personen über den Tag verteilt.

Wie viel Technik braucht ein Straßenmusikfestival?

Für jeden verstärkten Auftrittsbereich gehören mindestens Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, passende Kabel und ein gesicherter Stromanschluss in die Planung. Lege die genaue Menge erst fest, wenn du die technischen Anforderungen aller Bands gesammelt hast.

Wann sollte das Programm für ein Straßenmusikfestival fertig sein?

Schließe den Programmplan idealerweise 4 Wochen vor dem Festival ab. Dann bleiben genug Zeit für Künstlerverträge, Route, Programmposter, Anwohnerinformationen und die Veröffentlichung der Auftrittszeiten.