Checklist pour organiser un festival de musique de rue

Un festival de musique de rue se prépare comme un parcours, pas seulement comme une succession de concerts. Il faut verrouiller la date et l’itinéraire, obtenir les autorisations, puis coordonner artistes, riverains, circulation et technique. Les points souvent réglés trop tard sont les besoins électriques, le transport des groupes, les toilettes et le ramassage des déchets. Cette checklist de 74 tâches et 50 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public et au démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Sélectionner les groupes qui se produisent
3 personnes
Contacter les musiciens
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Rassembler les contrats des artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Déterminer les emplacements de la scène
3 personnes
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Organiser le transport des artistes
2 personnes
Prévoir l’accueil des artistes
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver les toilettes
2 personnes
Organiser l’enlèvement des déchets
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver l’éclairage
2 personnes
Concevoir le matériel promotionnel
2 personnes
Diffuser la promotion
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Barrer la route
4 personnes
Marquer les emplacements du podium
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Monter les installations sonores
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Briefer les artistes
2 personnes
Ouvrir le programme
Accompagner les spectacles
4 personnes
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
Gérer les flux de public
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Annoncer les spectacles
Répondre aux questions du public
2 personnes
Animer la prestation de clôture
4 personnes
Clôturer le festival
2 personnes

Suivi

Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Balayer la rue
5 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 10
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 8
Tables de mixageqté 3
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Pieds de haut-parleurqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 6
Passe-câblesqté 20
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 30
Craie de trottoirqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 40
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 6
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez les autorisations et la vérification de l’assurance plusieurs mois avant la date : un parcours avec plusieurs rues peut nécessiter des échanges avec plusieurs services. Ne communiquez pas l’itinéraire définitif avant d’avoir obtenu les accords nécessaires.
Demandez les fiches techniques des groupes dès la première confirmation. Pour chaque emplacement, notez la puissance disponible, la longueur des câbles, les besoins en microphones et les passages de câbles afin d’éviter une installation improvisée le jour J.
Établissez le programme après avoir confirmé les prestations, puis imprimez les horaires et le plan du parcours. Préparez une version de secours si un groupe arrive en retard ou si une scène devient momentanément inutilisable.
Prévoyez un responsable par zone et répartissez les bénévoles avant l’ouverture. Une équipe doit pouvoir guider les artistes, une autre surveiller les flux du public et une troisième signaler rapidement un problème de circulation ou de sécurité.
Réservez assez tôt le catering, les toilettes et l’enlèvement des déchets. Pour un événement itinérant, indiquez précisément les points de livraison, les horaires d’accès et les lieux de collecte : ces détails sont souvent oubliés jusqu’à la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?: Prévoyez au minimum 3 à 6 mois pour un parcours avec plusieurs groupes et des autorisations publiques. Commencez plus tôt si la date est très demandée ou si la circulation doit être modifiée.
Quand demander les autorisations pour un festival de musique de rue ?: Déposez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont assez précis, idéalement 3 mois avant l’événement. Gardez une marge d’au moins 4 semaines pour répondre aux demandes complémentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de musique de rue ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par zone active, puis ajoutez une équipe dédiée aux artistes, à l’accueil et aux imprévus. Pour un parcours avec 4 points musicaux, comptez généralement 8 à 12 bénévoles selon les horaires et la fréquentation.
Quand réserver la sonorisation et les toilettes ?: Réservez la sonorisation et les toilettes dès que les emplacements et la jauge prévisionnelle sont connus, idéalement 6 à 8 semaines avant. Confirmez les horaires de livraison et d’enlèvement au moins 7 jours avant le festival.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.