Checklist para organizar un festival de música callejera

Un festival de música callejera necesita más coordinación que un escenario y varias bandas. Esta checklist reúne el orden de trabajo para definir la ruta, tramitar permisos, contratar a los artistas y preparar sonido, electricidad, transporte y servicios para el público. También contempla la información a vecinos, los voluntarios, el catering, los aseos y la recogida de residuos. Empieza con la parte administrativa y cierra los detalles técnicos y operativos antes de publicar el programa definitivo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permisos
2 personas
Comprobar el seguro
Seleccionar las bandas que actuarán
3 personas
Contactar con los músicos
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Recopilar los contratos de los artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Determinar la ubicación del escenario
3 personas
Crear un mapa de la ruta
2 personas
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Gestionar el transporte de los artistas
2 personas
Planificar la recepción de artistas
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar los aseos
2 personas
Organizar la recogida de residuos
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reservar equipo de sonido
2 personas
Reservar la iluminación
2 personas
Diseñar material promocional
2 personas
Difundir la promoción
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Delimitar la ruta
4 personas
Marcar los espacios del escenario
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las carpas
5 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el punto de información
2 personas
Montar el punto de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Dar instrucciones a los artistas
2 personas
Abrir el programa
Coordinar las actuaciones
4 personas
Comprobar el nivel de sonido
2 personas
Guiar los flujos de público
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Anunciar las actuaciones
Responder preguntas del público
2 personas
Acompañar la actuación final
4 personas
Cerrar el festival
2 personas

Seguimiento

Despedir a los artistas
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Barrer la calle
5 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el punto de catering
3 personas
Revisar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los cortes de tráfico
4 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 10
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 8
Mesas de mezclascant. 3
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Soportes para altavocescant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 20
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners del festivalcant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 30
Tiza para aceracant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 40
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 20
Pinzas para residuoscant. 4
Escobascant. 6
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los permisos antes de confirmar actuaciones: calcula al menos 6-8 semanas para reunir autorizaciones, seguro y medidas de tráfico.
Pide a cada banda una ficha técnica con canales, micrófonos, cajas DI y necesidades eléctricas. Con esa información, el proveedor de sonido puede preparar una mesa de mezclas y cableado adecuados.
Dibuja un mapa con escenario, puntos de electricidad, aseos, catering, entradas y zonas de paso. Coloca carteles direccionales y deja los cables cubiertos con alfombrillas para evitar tropiezos.
Asigna los voluntarios por turnos de 3-4 horas y entrega a cada responsable un punto concreto: recepción de artistas, ruta, residuos o atención al público.
Confirma transporte, recepción, catering y preferencias dietéticas de los artistas al menos 7 días antes. Reserva también vasos reutilizables, mesas, sillas y equipamiento de apoyo según el aforo previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música callejera?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite fijar la ruta, solicitar permisos, comprobar el seguro, contratar a las bandas y resolver las necesidades técnicas sin trabajar con fechas límite demasiado ajustadas.
¿Cuándo hay que confirmar a las bandas y recopilar sus contratos?: Procura confirmar las actuaciones entre 4 y 6 semanas antes y reunir los contratos en cuanto cada grupo acepte. Pide la ficha técnica y las necesidades de transporte en el mismo contacto para evitar cambios de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música callejera?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada función operativa y añade relevos para turnos de 3-4 horas. Necesitarás cubrir como mínimo la recepción de artistas, la coordinación de la ruta, la información al público y los residuos.
¿Cuándo hay que informar a los vecinos y coordinar el tráfico?: Hazlo al menos 2-3 semanas antes, cuando la fecha y la ruta ya estén cerradas. Informa de horarios, calles afectadas, accesos y contacto de la organización, y coordina las medidas de tráfico antes de difundir el programa.

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