Straatfestival organiseren: checklist en planning
Een straatfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen kraampjes en muziek regelen. Je legt eerst datum, programma, terrein en vergunningen vast en werkt daarna toe naar deelnemers, leveranciers en vrijwilligers. In de laatste weken draait het om de kraamindeling, optreedtijden, stroom, afzetting en materialen zoals tenten, tafels en geluidsapparatuur. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken pas op de festivaldag opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Straat en terrein reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Optredens bevestigen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Optreedtijden publiceren
Leveranciers bevestigen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Donatieboxen voorbereiden
2 personen
Plattegrond afdrukken
Route en afzetting controleren
2 personen
EHBO-materialen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Kraamhouders informeren
Versiering maken
4 personen
T-shirts en badges sorteren
2 personen
Contant geld wisselen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Event
Afzethekken plaatsen
4 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Eetkraam inrichten
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers inchecken
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Optredens ontvangen
2 personen
Opening aankondigen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Eten serveren
5 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Rustpunten netjes houden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Eten en drinken afsluiten
3 personen
Nazorg
Kraamhouders laten afbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Afzethekken verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein vegen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restvoorraden verdelen
2 personen
Terrein opleveringsklaar maken
2 personen
Donatieadministratie afronden
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Klaptafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 12
- Buffettafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergboxenaantal 12
- Tafelkleedrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Messenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Lepelsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 20
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Inductiekookplatenaantal 2
- Handmegafoon
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
- Aluminiumfolieaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 20
- Ballonnenaantal 200
- Ballonpompenaantal 4
- Spandoekenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 20
- Krijtbordenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 10
- Ledlampenaantal 16
- Lantaarnsaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Dweilsetsaantal 3
- Handvegersaantal 4
Veiligheid
- Afzethekkenaantal 24
- Verkeerskegelsaantal 20
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Informatie
- Informatiebordenaantal 8
- Programmaflyersaantal 500
- Plattegrondenaantal 300
- Naamstickersaantal 150
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 8
- Portemonneebakjesaantal 6
Donaties
- Afsluitbare donatieboxenaantal 6
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassaladesaantal 4
- Bonboekjesaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin met straat, terrein en vergunningen voordat je deelnemers vastlegt. Controleer ook de verzekering; zonder duidelijkheid hierover kun je later opnieuw moeten plannen.
- Bevestig optredens, kraamhouders en leveranciers uiterlijk enkele weken vooraf en publiceer daarna pas de definitieve optreedtijden en kraamindeling.
- Maak een vrijwilligersrooster met taken per tijdsblok, inclusief opbouw, ontvangst, toezicht, opruimen en een reservepersoon voor uitvallers.
- Controleer een week vooraf alle stroompunten en leg verlengkabels, stekkerdozen, speakers, microfoons en statieven per zone klaar. Test het geluid niet pas wanneer het publiek er al is.
- Tel servies, zitmeubilair en cateringmateriaal per verkooppunt of buffet na. Zet herbruikbare borden, bekers, bestek, koelboxen en warmhoudbakken apart in gelabelde opbergboxen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een straatfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, terrein, programma en vergunningen. Plan de definitieve controles, vrijwilligersindeling en leveranciersbevestiging in de laatste 2 weken.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een straatfestival?
- Dat hangt af van de gemeente en het programma, maar een afgesloten straat, optredens, verkoop en versterkt geluid kunnen afzonderlijke voorwaarden hebben. Vraag de vergunning minimaal 8 tot 12 weken vooraf aan en controleer ook verzekering en veiligheidsregels.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een straatfestival?
- Maak per actief onderdeel minstens 2 verantwoordelijken: één voor de uitvoering en één als achtervang. Tel daar aparte mensen bij op voor opbouw, afzetting, EHBO-aanspreekpunt, publieksinformatie en opruimen.
- Wanneer moet ik de kraamindeling en optreedtijden publiceren?
- Publiceer de indeling en tijden zodra deelnemers en optredens definitief bevestigd zijn, meestal 2 tot 3 weken voor het festival. Stuur kraamhouders en artiesten uiterlijk 7 dagen vooraf de route, aankomsttijd, plattegrond en contactpersoon.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!