Straßenfest organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Straßenfest braucht mehr als Stände, Musik und gutes Wetter. Zuerst müssen Termin, Gelände, Genehmigungen und Versicherung geklärt werden; danach folgen Programm, Standbetreiber und Helfer. In den letzten Wochen geht es um Anmeldungen, Einkauf, Technik und den Lageplan. Diese Checkliste hilft dir, Fristen einzuhalten und typische Engpässe bei Strom, Geschirr, Getränken und Aufbau zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Straße und Gelände reservieren
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Festival online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Auftrittszeiten veröffentlichen
Lieferanten bestätigen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Spendenboxen vorbereiten
2 Personen
Lageplan drucken
Route und Absperrung prüfen
2 Personen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Standbetreiber informieren
Dekoration basteln
4 Personen
T-Shirts und Badges sortieren
2 Personen
Bargeld wechseln
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen

Event

Absperrgitter aufstellen
4 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
Essensstand einrichten
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einchecken
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Auftritte empfangen
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Besucher begrüßen
4 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Essen servieren
5 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Auftritte betreuen
2 Personen
Musik organisieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Rastplätze ordentlich halten
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
4 Personen
Essen und Getränke abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber beim Abbau unterstützen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Absperrgitter entfernen
4 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Spendengeld sicher aufbewahren
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Materialien trocken lagern
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestände verteilen
2 Personen
Gelände abnahmebereit machen
2 Personen
Spendenabrechnung abschließen
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
TischdeckenständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2
Handmegafon
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30
AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 20
BallonsAnz. 200
BallonpumpenAnz. 4
BannerAnz. 8
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
KreidetafelnAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 16
LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
WischsetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 24
VerkehrskegelAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Informationen

InfotafelnAnz. 8
ProgrammflyerAnz. 500
PläneAnz. 300
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
Portemonnaie-SchalenAnz. 6

Spenden

Abschließbare SpendenboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
KassenladeAnz. 4
BonhefteAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen und kläre die Straßensperrung möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Fest. Prüfe außerdem, ob für Musik, Ausschank oder Verkaufsstände zusätzliche Vorgaben gelten.
Bestätige Auftritte, Standbetreiber und Lieferanten spätestens 3 Wochen vorher schriftlich. Veröffentliche danach Programm und Auftrittszeiten, damit Rückfragen nicht in den letzten Tagen zusammenkommen.
Plane für jeden Stand einen festen Platz im Lageplan und drucke mehrere Exemplare aus. Markiere darin auch Stromanschlüsse, Erste-Hilfe-Material, Absperrungen und Zufahrten für Lieferanten.
Kontrolliere die Technik am Vortag: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Stative und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen. Teste jede Stromverbindung vor dem Eintreffen der Besucher und sichere Kabel gegen Stolpern.
Sortiere Mehrweg-Geschirr, Becher, Besteck, Kühlboxen und Warmhaltebehälter nach Ausgabeort. Rechne bei einer vierstündigen Veranstaltung mit mindestens einem zusätzlichen Spül- oder Rücklaufpunkt, damit benutztes Geschirr nicht an den Ständen liegen bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Straßenfest anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Versicherung und der Prüfung von Straße und Gelände. Bei einer vollständigen Straßensperrung oder mehreren Auftritten solltest du eher 12 Wochen einplanen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Straßenfest?: Plane zusätzlich zu den Standbetreibern mindestens 1 Helfer für je 20 bis 30 Gäste ein, verteilt auf Aufbau, Einlass, Müll, Technik und Abbau. Für ein Fest mit 100 Gästen sind damit etwa 4 bis 5 feste Helfer sinnvoll.
Wann sollte der Lageplan für das Straßenfest fertig sein?: Erstelle den Lageplan spätestens 2 Wochen vor dem Termin, sobald Stände, Auftritte und Stromanschlüsse bestätigt sind. Drucke am Vortag mehrere Exemplare für Helfer, Standbetreiber und Technikteam aus.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Straßenfest?: Plane pro erwartetem Gast mindestens einen Teller, einen Becher und je ein Besteckteil ein; bei mehrgängigem Essen oder Kaffee kommen zusätzliche Teile dazu. Halte außerdem etwa 10 bis 15 Prozent Reserve bereit, damit Engpässe durch Rücklauf oder Bruch nicht sofort auffallen.

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