Checklist para organizar un festival callejero sin olvidar nada

Organizar un festival callejero exige coordinar permisos, actuaciones, puestos, voluntariado y servicios en un mismo calendario. Empieza por fijar la fecha y reservar la calle o el recinto; después confirma seguros, proveedores y participantes. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar la distribución de los puestos, los horarios y las necesidades eléctricas. Esta checklist reúne 81 tareas y 75 materiales para llegar al montaje con el plano, las acreditaciones y la logística preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la calle y el recinto
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Confirmar las actuaciones
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el festival en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Publicar los horarios de actuación
Confirmar proveedores
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Preparar las cajas de donaciones
2 personas
Imprimir el plano
Comprobar la ruta y el vallado
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Informar a los expositores
Hacer la decoración
4 personas
Clasificar camisetas y acreditaciones
2 personas
Cambiar efectivo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los materiales
3 personas

Evento

Colocar vallas de delimitación
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar punto de donación
2 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Registrar a los voluntarios
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Recibir actuaciones
2 personas
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Proporcionar información
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Servir la comida
5 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Proporcionar la música
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener ordenados los puntos de descanso
2 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Cerrar comida y bebida
3 personas

Seguimiento

Hacer que los expositores desmonten el puesto
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Retirar las vallas de delimitación
4 personas
Recoger la basura
5 personas
Barrer el recinto
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar el dinero de la donación en un lugar seguro
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Guardar los materiales en seco
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Distribuir el stock restante
2 personas
Dejar el recinto listo para la entrega
2 personas
Cerrar la administración de donaciones
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12
Soportes para mantelescant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 20

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Placas de induccióncant. 2
Megáfono de mano
Baterías externascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Papel de aluminiocant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 20
Globoscant. 200
Bombas para globoscant. 4
Banderolascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 20
Pizarrascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 16
Farolescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 20
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Fregonascant. 3
Escobas de manocant. 4

Seguridad

Vallas de separacióncant. 24
Conos de tráficocant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6

Información

Paneles informativoscant. 8
Folletos del programacant. 500
Planoscant. 300
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Bandejas para carterascant. 6

Donaciones

Cajas de donación con cierrecant. 6
Terminales de pagocant. 2
Bandejas de cajacant. 4
Talonarios de reciboscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Solicita los permisos y reserva la calle con varias semanas de margen: sin esa confirmación no conviene publicar el programa ni enviar las invitaciones. Guarda también una copia del seguro y de las autorizaciones en el lugar del evento.
Cierra la distribución de los puestos antes de imprimir el plano. Deja definidos los espacios para carpas, mesas, mercado, buffet, almacenaje y circulación, y comunica la ubicación a cada expositor.
Confirma las actuaciones y publica los horarios al menos 7 días antes. Pide a cada artista la hora de llegada, las necesidades de sonido y el tiempo de montaje para evitar cambios durante el festival.
Haz el horario de voluntarios con turnos de 2 a 4 horas y asigna responsables para acceso, puestos, donaciones, residuos y apoyo a proveedores. Clasifica las camisetas y acreditaciones por persona antes del día del montaje.
Comprueba la electricidad y el sonido durante el montaje, no cuando empiece la primera actuación. Cuenta cables alargadores, regletas, altavoces, micrófonos y soportes, y revisa también que el material de primeros auxilios y el vallado estén en su sitio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permisos para un festival callejero?: Empieza el trámite varias semanas antes de la fecha prevista, porque la autorización de la calle, el recinto y las condiciones de seguridad pueden requerir revisiones. No cierres la comunicación pública hasta tener confirmada la reserva y los permisos necesarios.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos y los proveedores?: Confirma los puestos y proveedores al menos 2 semanas antes. En ese momento ya deberías tener la distribución, las necesidades de electricidad y las preferencias dietéticas recopiladas para ajustar compras y horarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival callejero?: El número depende de la duración y del tamaño, pero organiza como mínimo 3 funciones simultáneas: acceso e información, apoyo a puestos y coordinación del programa. Prepara turnos de 2 a 4 horas para que cada persona tenga un relevo claro.
¿Cuándo se prepara el plano del festival?: Prepara un primer plano cuando estén confirmados la calle, los puestos y las actuaciones, y ciérralo al menos 7 días antes. Imprime copias adicionales para voluntarios, proveedores y coordinación, y conserva una versión actualizada para el montaje.

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