Zo organiseer je een straatfestival

Een straatfestival organiseren begint niet met versiering, maar met de straat, datum en vergunningen. Leg daarna het programma vast, bevestig optredens en kraamhouders en maak een indeling waarin publiek, kramen, techniek en hulpdiensten elkaar niet hinderen. In de laatste weken draait alles om aanmeldingen, leveranciers, materialen en een vrijwilligersrooster. Dit plan helpt je de volgorde aan te houden en voorkomt dat stroom, afzetting of publieksinformatie pas op de festivaldag wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Straat en terrein reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Optredens bevestigen
2 personen
6
Kraamhouders benaderen
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Festival online publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kraamindeling maken
2 personen
13
Optreedtijden publiceren
14
Leveranciers bevestigen
15
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
16
Materialen inventariseren
2 personen
17
Donatieboxen voorbereiden
2 personen
18
Plattegrond afdrukken
19
Route en afzetting controleren
2 personen
20
EHBO-materialen controleren
21
Stroompunten controleren
2 personen
22
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
23
Kraamhouders informeren
24
Versiering maken
4 personen
25
T-shirts en badges sorteren
2 personen
26
Contant geld wisselen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
4 personen
30
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

31
Afzethekken plaatsen
4 personen
32
Kramen opbouwen
6 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Podiumzone inrichten
3 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Versiering ophangen
4 personen
40
Informatiebalie inrichten
2 personen
41
Donatiepunt inrichten
2 personen
42
Eetkraam inrichten
4 personen
43
Koffiepunt inrichten
2 personen
44
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
45
Vrijwilligers inchecken
2 personen
46
Kraamhouders ontvangen
3 personen
47
Optredens ontvangen
2 personen
48
Opening aankondigen
49
Bezoekers verwelkomen
4 personen
50
Informatie verstrekken
2 personen
51
Donaties registreren
2 personen
52
Eten serveren
5 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes aanvullen
2 personen
56
Optredens begeleiden
2 personen
57
Muziek verzorgen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Rustpunten netjes houden
2 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
63
Eten en drinken afsluiten
3 personen

Nazorg

64
Kraamhouders laten afbouwen
3 personen
65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Versiering verwijderen
4 personen
67
Meubilair afbreken
5 personen
68
Afzethekken verwijderen
4 personen
69
Afval verzamelen
5 personen
70
Terrein vegen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Koelboxen leegmaken
2 personen
73
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
75
Materialen schoonmaken
3 personen
76
Materialen droog opslaan
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Restvoorraden verdelen
2 personen
79
Terrein opleveringsklaar maken
2 personen
80
Donatieadministratie afronden
2 personen
81
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12
Tafelkleedrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2
Handmegafoon
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 20
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 4
Spandoekenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Krijtbordenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 16
Lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Dweilsetsaantal 3
Handvegersaantal 4

Veiligheid

Afzethekkenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6

Informatie

Informatiebordenaantal 8
Programmaflyersaantal 500
Plattegrondenaantal 300
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Portemonneebakjesaantal 6

Donaties

Afsluitbare donatieboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Kassaladesaantal 4
Bonboekjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma, terreinreservering en vergunningaanvragen. Controleer ook direct de verzekering; zonder bevestiging daarvan kun je leveranciers en optredens beter nog niet definitief vastleggen.
Maak de kraamindeling pas definitief nadat je de afmetingen en stroombehoefte van alle kraamhouders kent. Houd een duidelijke doorgang vrij en leg route, afzetting en noodtoegang uiterlijk één week vooraf op locatie na.
Plan optredens met vaste tijden en publiceer het programma zodra de aanmeldingen zijn verwerkt. Zet naast de optreedtijden ook een contactpersoon en opbouwtijd per act in het draaiboek, zodat de techniek niet tegelijk met het publiek moet worden opgebouwd.
Controleer stroompunten minstens twee keer: bij de terreinronde en opnieuw op de opbouwdag. Tel verlengkabels en stekkerdozen per zone, test speakers, mengpaneel en draadloze microfoons en houd kabels buiten looproutes.
Wijs per tijdsblok een verantwoordelijke vrijwilliger aan voor kramen, techniek, publieksvragen en EHBO. Sorteer T-shirts en badges vooraf per team en leg plattegronden, donatieboxen en gecontroleerde EHBO-materialen klaar in één herkenbare opbergbox.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een straatfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Vergunningen, terreinreservering en verzekering vragen vaak meer tijd dan het benaderen van kraamhouders of vrijwilligers; zet die onderdelen daarom in de eerste twee weken vast.
Welke vergunning heb je nodig voor een straatfestival?: Dat hangt af van de gemeente, de straat en het programma. Vraag minimaal 12 weken vooraf bij de gemeente na welke evenementenvergunning, afzetting en meldingen nodig zijn, zeker wanneer je versterkte muziek, kramen of tijdelijke stroom gebruikt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een straatfestival?: Maak voor elk actief onderdeel minstens één verantwoordelijke per tijdsblok: ontvangst, kraamhouders, techniek, publieksinformatie en EHBO. Plan daarnaast 1 à 2 reservevrijwilligers per blok, zodat pauzes en uitval niet meteen gaten in het rooster veroorzaken.
Wanneer maak je de plattegrond en het vrijwilligersrooster?: Maak een voorlopige plattegrond zodra terrein en kraamhouders bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Werk de definitieve versie uiterlijk één week voor het festival af en publiceer dan ook het optreedprogramma en de vrijwilligersindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.