Checklist pour organiser un festival de rue

Un festival de rue demande de coordonner la mairie, les exposants, les artistes et les bénévoles bien avant l’installation. Commence par bloquer la date, le programme et le site, puis avance vers les autorisations, l’assurance et les prestataires. Les dernières semaines servent surtout à répartir les stands, confirmer les besoins alimentaires, publier les horaires et préparer le matériel. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, jusqu’aux contrôles du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver la rue et le site
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Confirmer les prestations
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le festival en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Publier les horaires des spectacles
Confirmer les fournisseurs
Établir la liste de courses
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Préparer les boîtes à dons
2 personnes
Imprimer le plan
Vérifier l'itinéraire et le barrage
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Informer les exposants
Créer la décoration
4 personnes
Trier les t-shirts et les badges
2 personnes
Changer l'argent liquide
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Enregistrer les volontaires
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accueillir les spectacles
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir les repas
5 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Fournir la musique
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Maintenir les espaces de repos propres
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Clôturer la restauration et les boissons
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Balayer le site
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Mettre l’argent des dons en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les stocks restants
2 personnes
Préparer le site pour la remise
2 personnes
Finaliser la gestion des dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12
Supports pour nappesqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2
Mégaphone à main
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 30
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 20
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 4
Banderolesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 16
Lanternesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Balais à mainqté 4

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 24
Cônes de signalisationqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Informations

Panneaux d'informationqté 8
Flyers du programmeqté 500
Plansqté 300
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Barquettes à portemonnaieqté 6

Dons

Boîtes de dons verrouillablesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Tiroirs-caissesqté 4
Carnets de ticketsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation et la réservation de la rue plusieurs semaines à l’avance : le barrage, l’itinéraire et les horaires doivent être validés avant toute communication publique.
Prévois un responsable par zone : stands, scène, accueil et circulation. Établis le planning des bénévoles avec des créneaux de 2 à 4 heures et une relève prévue.
Confirme les exposants et leurs besoins alimentaires avant d’attribuer les emplacements. Garde un plan imprimé et une copie numérique pour modifier rapidement la répartition.
Teste l’installation électrique avant l’ouverture : vérifie les rallonges, multiprises, microphones, pieds d’enceinte et points d’alimentation avec les équipements réellement utilisés.
Prépare les boîtes à dons, les badges, les t-shirts et le matériel de premiers secours au moins la veille. Le matin du festival, réserve 60 à 90 minutes pour le contrôle final du site.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de rue ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, la réservation de la rue et la confirmation des prestations peuvent demander plusieurs semaines.
Quelles autorisations faut-il pour un festival de rue ?: Il faut généralement valider l’occupation de la rue, le barrage ou la modification de l’itinéraire, ainsi que les règles de sécurité applicables. Dépose les demandes au moins 6 à 8 semaines avant l’événement et vérifie les exigences auprès de la commune.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de rue ?: Prévois au minimum 1 bénévole responsable par zone et 1 personne supplémentaire pour 20 à 30 participants attendus, selon le nombre de stands et de spectacles. Organise des créneaux de 2 à 4 heures pour éviter les postes non couverts.
Quand confirmer les exposants et publier les horaires ?: Confirme les exposants environ 4 semaines avant le festival, puis publie les horaires des spectacles 2 à 3 semaines avant. Garde un contact direct pour signaler tout changement le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.