Checklist voor een goed georganiseerde startup pitchavond
Een startup pitchavond staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf is getest. Regel eerst datum, locatie, pitchformat en jury; daarna volgen de aanmeldingen, presentaties en catering. In de laatste week controleer je iedere pitch, maak je de volgorde bekend en brief je de jury. Deze checklist helpt je om 75 organisatietaken en 62 benodigdheden op tijd af te werken, zonder dat kabels, adapters, badges of juryformulieren pas op de avond zelf opduiken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Pitchformat vastleggen
2 personen
Pitchcriteria opstellen
2 personen
Juryleden benaderen
Sprekers en pitchers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Pitchinschrijvingen bevestigen
Jurybriefing versturen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Programma opstellen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Pitchvolgorde loten
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering versturen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Juryformulieren printen
Draaiboek printen
Boodschappen doen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Techniek ophalen
2 personen
Pitchbestanden back-uppen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumzone inrichten
2 personen
Projectiescherm opstellen
2 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Hapjesbuffet opbouwen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Naambadges klaarleggen
Jurytafel inrichten
2 personen
Pitchers ontvangen
2 personen
Juryleden ontvangen
Gasten registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma toelichten
Pitchronde begeleiden
2 personen
Pitchtijd bewaken
Presentaties bedienen
Juryformulieren uitdelen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Juryberaad faciliteren
Winnaar bekendmaken
Prijs uitreiken
2 personen
Netwerkgesprekken begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Catering afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Pitchers nabellen
Juryleden bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 8
- Cocktailtafelsaantal 6
- Stoelenaantal 90
- Jurytafel
- Sprekersstoelaantal 2
- Kledingrek
- Afvalbakkenaantal 6
- Krukkenaantal 12
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Gebaksbordjesaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Klikker
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 3
- Powerbanksaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Welkomstbord
- Programmapostersaantal 4
- Logo-bannersaantal 3
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaarthoudersaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Keukentangenaantal 6
- Koelelementenaantal 12
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 3
- Servettenhoudersaantal 8
Registratie
- Registratietafel
- Naambadgesaantal 100
- Badgehoudersaantal 100
- Balpennenaantal 30
- Aanwezigheidslijstaantal 3
- Juryformulierenaantal 20
- Pitchvolgordenummersaantal 20
- Programmaboekjesaantal 100
- Clipboardsaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het pitchformat en de criteria vroeg vast. Vermeld hoeveel minuten iedere pitch duurt, hoeveel tijd er is voor vragen en waarop de jury beoordeelt; zo ontvangen pitchers en juryleden dezelfde informatie.
- Plan een harde deadline voor presentaties, bijvoorbeeld 7 dagen voor de avond. Controleer daarna elk bestand op beeldverhouding, lettergrootte en afspeelbaarheid op de laptop die je daadwerkelijk gebruikt.
- Test de volledige techniek uiterlijk 2 uur voor aanvang. Sluit beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters, klikker, microfoons en luidsprekers aan en leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape klaar.
- Maak naast de digitale deelnemerslijst een papieren draaiboek. Print ook juryformulieren en naambadges; bij een wijziging in de pitchvolgorde kun je dan direct jury, presentator en ontvangstteam bijwerken.
- Tel catering en servies per gast plus een kleine reserve. Controleer vóór opening of waterglazen, koffiekopjes, borden, gebaksbordjes, bestek, afvalbakken en de gereserveerde tafels daadwerkelijk aanwezig zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een startup pitchavond organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, format en juryleden. Verstuur uitnodigingen en open de aanmeldingen daarna uiterlijk 6 weken voor de avond, zodat je tijd houdt voor selectie en bevestigingen.
- Wanneer moet ik de pitches en presentaties verzamelen?
- Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor de pitchavond op. Controleer alle bestanden binnen 2 dagen en houd op de avond zelf één reservekopie op de gebruikte laptop bij de hand.
- Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de techniekcontrole?
- Plan minimaal 2 uur vóór de ontvangst een volledige test. Controleer per pitch de laptop, beamer, HDMI-kabels en adapters en test microfoons, mengpaneel en luidsprekers in de zaalopstelling.
- Wanneer stuur ik de jurybriefing en pitchvolgorde?
- Stuur de jurybriefing ongeveer 5 dagen vooraf en maak de pitchvolgorde uiterlijk 24 uur voor aanvang bekend. Neem criteria, tijdslimieten, vragenronde en de werkwijze met juryformulieren mee.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!