Checklist para una noche de pitches para startups
Una noche de pitches necesita más que un escenario y varias presentaciones. Hay que cerrar el formato, coordinar al jurado, controlar las inscripciones y probar la parte técnica antes de que llegue el público. Esta checklist reúne el trabajo de preparación en el orden adecuado, desde la fecha y el lugar hasta las acreditaciones, el catering y los formularios de evaluación. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: adaptadores, orden de intervención, preferencias alimentarias y copias impresas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Definir el formato del pitch
2 personas
Definir los criterios del pitch
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Invitar a ponentes y presentadores
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las inscripciones del pitch
Enviar briefing al jurado
Reservar el catering
Reservar técnica
Elaborar el programa
2 personas
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Sortear el orden de las presentaciones
Actualizar la lista de participantes
Enviar recordatorio
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir formularios de jurado
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el catering
2 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Hacer copia de seguridad de los archivos de presentación
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la zona del escenario
2 personas
Instalar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el bufé de aperitivos
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar las acreditaciones
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Recibir pitchers
2 personas
Recibir a los miembros del jurado
Registrar a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Presentar el programa
Coordinar la ronda de presentaciones
2 personas
Controlar el tiempo de la presentación
Gestionar las presentaciones
Repartir formularios del jurado
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Facilitar la deliberación del jurado
Anunciar al ganador
Entregar el premio
2 personas
Coordinar las conversaciones de networking
3 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Desmontar el catering
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Empacar el equipo técnico
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
Llamar de nuevo a los pitchers
Agradecer a los miembros del jurado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 90
- Mesa del jurado
- Atril para ponentecant. 2
- Perchero
- Papeleracant. 6
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Pulsador
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 3
- Baterías externascant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 4
- Banners con el logocant. 3
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Portatarjetas de nombrecant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzas de cocinacant. 6
- Acumuladores de fríocant. 12
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
- Porta-servilletascant. 8
Registro
- Mesa de registro
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Lista de asistenciacant. 3
- Hojas de evaluación del juradocant. 20
- Números de orden del pitchcant. 20
- Programascant. 100
- Portapapelescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el formato del pitch con al menos 3 semanas de antelación: define el tiempo máximo por startup, el número de preguntas del jurado y los criterios de evaluación. Así las presentaciones y el briefing tendrán una referencia única.
- Pide las presentaciones antes de la última semana y revísalas en un portátil conectado al proyector. Comprueba especialmente los vídeos, las tipografías y los formatos, y lleva adaptadores HDMI y cables de repuesto.
- Envía al jurado un briefing entre 5 y 7 días antes, junto con los criterios y el orden previsto. Imprime una hoja de evaluación por startup más 2 copias adicionales para evitar interrupciones si cambia la lista.
- Calcula las bebidas por fases: para la primera hora, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona; añade agua para toda la sesión y confirma las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones. Comprueba el catering cuando llegue, no al comenzar el networking.
- Haz una prueba técnica completa al menos 90 minutos antes de abrir las puertas. Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, pulsador, proyector y pantalla, fija los cables con cinta gaffer y deja una persona responsable de resolver incidencias.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo empezar a organizar una noche de pitches para startups?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Durante la primera semana debes confirmar fecha y ubicación, cerrar el formato, contactar con el jurado y preparar el formulario de inscripción. Reserva la técnica y el catering cuando tengas una estimación fiable de asistentes.
- ¿Cuánto tiempo debe durar cada pitch de una startup?
- Un formato manejable es de 5 a 7 minutos de presentación y 3 a 5 minutos de preguntas. Comunica el límite al menos 3 semanas antes y haz un sorteo del orden para que todas las startups conozcan su turno con tiempo.
- ¿Cuándo enviar el recordatorio a los asistentes y al jurado?
- Envía el recordatorio a los asistentes entre 48 y 72 horas antes. Al jurado conviene mandarle el briefing definitivo entre 5 y 7 días antes, y confirmar de nuevo su llegada el mismo día.
- ¿Qué material técnico hace falta para una noche de pitches?
- Como base, necesitas proyector, pantalla, portátil, cables y adaptadores HDMI, pulsador, micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y mesa de mezclas. Reserva al menos 90 minutos antes del inicio para probarlo todo y deja cables alargadores, regletas y cinta gaffer a mano.
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