Startup-Pitchabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Format und Pitch-Kriterien fest, bevor du Einladungen verschickst. So wissen Sprecher, Jury und Publikum von Anfang an, wie viel Zeit pro Pitch vorgesehen ist und wonach bewertet wird.
• Frage Jurymitglieder mindestens drei bis vier Wochen vorher an und verschicke das Jury-Briefing spätestens sieben Tage vor dem Abend. Drucke die Bewertungsformulare zusätzlich aus, falls WLAN oder Geräte ausfallen.
• Sammle alle Präsentationen spätestens fünf Tage vorher ein und prüfe jede Datei auf Format, Schriftarten, Videos und Ton. Lege danach die Startreihenfolge fest und speichere die Präsentationen zusätzlich auf dem Veranstaltungs-Laptop.
• Plane die Technik nicht nur auf dem Papier: Teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Klicker, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens zwei Stunden vor Beginn. Verlängerungskabel und Gaffer Tape gehören griffbereit an den Technikplatz.
• Aktualisiere die Teilnehmerliste bis zum Veranstaltungstag und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Prüfe am Liefertag das Catering, stelle Wasser an Jury- und Rednerplatz und bereite Namensschilder sowie den ausgedruckten Ablaufplan vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Startup-Pitchabend organisieren?

Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort, Format und Jury. In der letzten Woche sollten Anmeldungen, Präsentationen, Catering, Technik und Ablauf bereits verbindlich bestätigt sein.

Wann sollte ich die Pitch-Präsentationen einsammeln?

Fordere die Präsentationen spätestens fünf Tage vor dem Pitchabend an. Prüfe sie innerhalb von zwei Tagen und halte am Veranstaltungstag eine finale Version auf dem Laptop bereit.

Wie viel Zeit braucht der Technik-Check vor einem Pitchabend?

Plane mindestens zwei Stunden für den Technik-Check ein. Teste jede Präsentation, den Beamer, beide HDMI-Verbindungen, den Klicker sowie Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult im aufgebauten Raum.

Wann muss das Catering für einen Startup-Pitchabend bestellt werden?

Reserviere das Catering mindestens zehn bis vierzehn Tage vorher, sobald die erwartete Teilnehmerzahl feststeht. Ernährungswünsche solltest du spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung an den Caterer weitergeben.

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