Checklist pour organiser une soirée pitch de startups

Une soirée pitch de startups demande plus qu’un créneau, une scène et quelques présentations. Il faut cadrer le format, sélectionner les pitchers, préparer le jury et verrouiller la technique avant les arrivées. Cette checklist regroupe 75 tâches et 62 éléments à prévoir, de la confirmation du lieu au contrôle du catering. Utilisez-la dans l’ordre pour éviter les oublis fréquents : adaptateurs HDMI, besoins alimentaires, ordre de passage et briefing du jury.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le format du pitch
2 personnes
Établir les critères de pitch
2 personnes
Contacter les membres du jury
Inviter les intervenants et les pitchers
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions au pitch
Envoyer le briefing du jury
Réserver le catering
Réserver la technique
Élaborer le programme
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Tirer au sort l'ordre de passage
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les formulaires du jury
Imprimer le déroulé
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Sauvegarder les fichiers de pitch

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la zone de scène
2 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le buffet de snacks
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la table du jury
2 personnes
Accueillir les pitchers
2 personnes
Accueillir les membres du jury
Enregistrer les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter le programme
Animer le tour de pitch
2 personnes
Surveiller le temps de pitch
Animer les présentations
Distribuer les formulaires du jury
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Faciliter la délibération du jury
Annoncer le vainqueur
Remettre le prix
2 personnes
Animer les échanges de réseautage
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
Relancer les pitchers
Remercier les jurés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 90
Table du jury
Pupitre de conférencierqté 2
Portant à vêtements
Poubellesqté 6
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Clic-clac
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 3
Batteries externesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 4
Bannières logoqté 3
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Porte-serviettesqté 8

Inscription

Table d'inscription
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Stylos à billeqté 30
Liste de présenceqté 3
Fiches de juryqté 20
Numéros d'ordre du pitchqté 20
Brochures du programmeqté 100
Presse-papiersqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et les critères du pitch avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez notamment la durée de chaque passage, le temps réservé aux questions et les éléments attendus dans les présentations.
Contactez le jury et les intervenants dès que la date et le lieu sont confirmés. Envoyez ensuite un briefing distinct au jury, avec les critères d’évaluation et le déroulé, au moins 7 jours avant la soirée.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les demandes alimentaires et confirmer les pitchers. Une liste définitive 5 à 7 jours avant l’événement laisse encore le temps de préparer les badges et le programme.
Demandez les présentations avant le jour J et vérifiez-les sur l’ordinateur qui servira à la projection. Testez chaque câble HDMI, adaptateur, microphone et rallonge avant l’arrivée du public.
Préparez une version imprimée du déroulé, des formulaires du jury et de la liste des participants. Le tirage au sort de l’ordre de passage doit être fait avant l’accueil afin de pouvoir afficher et annoncer l’ordre sans attendre.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée pitch de startups ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, le jury et les pitchers, puis de gérer les inscriptions, le catering et les tests techniques sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée pitch ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue. Relancez les inscrits environ 7 jours avant, puis confirmez définitivement les pitchers et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement.
Quand récupérer les présentations des startups ?: Demandez-les au plus tard 7 jours avant la soirée et fixez une échéance ferme. Gardez ensuite une journée pour vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur et le vidéoprojecteur.
Que faut-il tester pour la technique d’une soirée pitch ?: Testez au minimum le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles et adaptateurs HDMI, les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage. Faites un test complet 2 à 3 heures avant l’ouverture, avec les présentations finales.

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