LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Sponsorconcert organiseren: checklist en planning

Een sponsorconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je legt sponsorafspraken vast, bevestigt musici, controleert vergunningen en verzekering en reserveert techniek en catering op tijd. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en een definitieve gastenlijst. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen, inclusief details die vaak pas op de concertdag problemen geven: toegang, kabels, kleedkamers, badges, koeling en een geprint draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Muziekprogramma samenstellen

    3 personen

  • Optredende musici bevestigen

    2 personen

  • Sponsorafspraken vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Verzekering controleren

  • Geluidstechniek reserveren

    2 personen

  • Catering reserveren

    2 personen

  • Fotograaf reserveren

  • Uitnodigingen ontwerpen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotie online plaatsen

    2 personen

  • Posters verspreiden

    3 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitieve gastenlijst maken

    2 personen

  • Programma laten drukken

  • Sponsorlogo’s verzamelen

    2 personen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Draaiboek printen

  • Technische wensen controleren

    2 personen

  • Sleutels en toegang regelen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    4 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Podiumruimte vrijmaken

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    5 personen

  • Entreebalie opbouwen

    2 personen

  • Cateringbuffet opbouwen

    3 personen

  • Bar inrichten

    3 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Sponsorbanners plaatsen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur opbouwen

    3 personen

  • Lichtapparatuur opbouwen

    2 personen

  • Instrumenten klaarzetten

    4 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    4 personen

  • Lichtcheck uitvoeren

    2 personen

  • Programma’s klaarleggen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

  • Deuren en vluchtroutes controleren

    2 personen

  • Entree bemannen

    3 personen

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Programma’s uitdelen

    2 personen

  • Donaties registreren

    2 personen

  • Concert presenteren

  • Dranken serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Gebruikt servies verzamelen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Pauzeprogramma begeleiden

    2 personen

  • Sponsoren bedanken

  • Laatste gasten begeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur afbouwen

    3 personen

  • Instrumenten veilig opbergen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    5 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Bar en keuken schoonmaken

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Kassa en donaties afsluiten

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

  • Locatiesleutels retourneren

  • Sponsorbedankingen versturen

    2 personen

  • Foto’s met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 120
  • Barkrukkenaantal 6
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Kleedkamertafelsaantal 3
  • Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 4
  • Mengpaneel
  • Microfoonsaantal 6
  • Microfoonstandaardsaantal 6
  • DI-boxenaantal 4
  • Audiokabelsaantal 12
  • Verlenghaspelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 10
  • Laptop
  • Muzieklessenaarsaantal 12
  • Kabelmattenaantal 12

Verlichting

  • Podiumlampenaantal 6
  • Sfeerlampenaantal 10
  • Lichtstatievenaantal 4

Servies

  • Glazenaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Serveerplateausaantal 12
  • Schenk kannenaantal 8

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Tangenaantal 8
  • Opslagbakkenaantal 12
  • Afwasteiltjesaantal 3

Decoratie

  • Sponsorbannersaantal 8
  • Vlaggenlijnenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 12
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Programmabordenaantal 4
  • Pijlbordenaantal 10

Catering

  • Entreebalie
  • Donatieboxenaantal 3
  • Kassa
  • Betaalterminal
  • Menukaarthoudersaantal 6
  • Drankdispensersaantal 3
  • Flessenopenersaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Afvalbakkenaantal 8
  • Garderobehangersaantal 150
  • Naambadgesaantal 40
  • Programmafoldersaantal 150
  • Stembandenaantal 120

Schoonmaak

  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Stofzuiger
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Toiletborstelsaantal 3

Boodschappen

  • Boodschappen

Tips

  • Plan technische controle uiterlijk 1 week voor het concert. Controleer dan per musicus de microfoons, DI-boxen, muzieklessenaars, kabels, podiumlampen en aansluitingen op het mengpaneel.
  • Sluit de gastenlijst 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik het definitieve aantal voor catering, stoelen, glazen, koffiekopjes, borden, besteksets en naambadges; verwerk dieetwensen in dezelfde lijst.
  • Regel toegang en sleutels minimaal 48 uur vooraf. Wijs iemand aan die op de dag zelf de locatie opent en controleer waar podium, kleedkamers, garderoberekken, catering en koelboxen komen te staan.
  • Koel dranken enkele uren voor aanvang en zet extra schenk kannen klaar voor water. Koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken moeten op aparte, gecontroleerde aansluitingen staan als dat op de locatie nodig is.
  • Print het draaiboek en het programma uiterlijk de dag vóór het concert. Neem daarin contactpersonen, aankomsttijden, soundcheck, ontvangst, optredens, catering, sponsorvermelding en het moment voor de laatste opruimronde op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, muziekprogramma, musici en sponsorafspraken. Reserveer geluidstechniek, catering, fotograaf en eventuele vergunningen zodra die eerste afspraken vaststaan.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een sponsorconcert?
Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het concert, zodat je de gastenlijst, dieetwensen, catering en naambadges definitief kunt maken.
Wanneer controleer je de techniek voor een sponsorconcert?
Controleer de technische wensen 1 week vooraf en doe op de concertdag een soundcheck voordat gasten binnenkomen. Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, DI-boxen, audiokabels, verlenghaspels en lichtstatieven afzonderlijk.
Wat moet je op de dag van een sponsorconcert als eerste regelen?
Open de locatie minimaal 3 uur voor aanvang en controleer eerst toegang, podium, stroompunten, kleedkamers en garderobe. Daarna kunnen techniek, stoelen, catering, gekoelde dranken, sponsorlogo’s en ontvangstmaterialen worden klaargezet.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!