Sponsorenkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Musiker, Tontechnik und Catering möglichst mehrere Wochen vor dem Konzert schriftlich. Halte dabei Beginn, Aufbauzeit, technische Anforderungen und besondere Ernährungswünsche fest.
• Prüfe Genehmigungen und Versicherung, bevor du Werbung veröffentlichst. Für Musik, Ausschank oder die Nutzung des Veranstaltungsortes können unterschiedliche Vorgaben gelten.
• Sammle Sponsorlogos spätestens vor dem Druck von Programm und Plakaten in der benötigten Qualität. So musst du kurz vor dem Konzert keine Logos aus E-Mails zusammensuchen oder falsch skalieren.
• Plane die Technik nicht nur mit Lautsprechern und Mikrofonen: Mischpult, DI-Boxen, Audiokabel, Verlängerungskabel, Kabelmatten und Lichtstative müssen zur Bühne und zum Programm passen.
• Erstelle die endgültige Gästeliste einige Tage vor dem Konzert und teile dann Freiwillige, Namensschilder, Zugang, Garderobe und Getränke ein. Kühlboxen und Getränke sollten spätestens am Veranstaltungstag rechtzeitig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sponsorenkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Musikprogramm, Sponsoren und Genehmigungen. Einladungen und Online-Werbung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert starten.

Wann muss die Tontechnik für ein Sponsorenkonzert reserviert werden?

Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und weiteres Audiozubehör mindestens 4 Wochen vorher. Die technischen Anforderungen der Musiker sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin geprüft sein.

Wie viele Getränke braucht man für ein Sponsorenkonzert?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für Musiker, Helfer und den Bühnenbereich ein.

Wann sollte die endgültige Gästeliste feststehen?

Schließe die Gästeliste etwa 3 bis 5 Tage vor dem Konzert ab. Bis dahin sollten Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche erfasst sein, damit Catering, Namensschilder und Sitzplanung stimmen.

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