Checklist para organizar un concierto benéfico
Un concierto benéfico necesita coordinación artística, técnica y administrativa desde el primer día. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden adecuado: primero fija la fecha y el lugar, después confirma músicos, permisos, patrocinadores y proveedores, y finalmente prepara al equipo y la atención a los asistentes. Reserva con antelación el sonido, el catering y la fotografía. Durante la última semana, concentra las confirmaciones, las acreditaciones, el programa y el acceso al recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa musical
3 personas
Confirmar a los músicos que actuarán
2 personas
Establecer acuerdos de patrocinio
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Reservar equipo de sonido
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar fotógrafo
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Imprimir el programa
Recopilar los logotipos de los patrocinadores
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar el espacio del escenario
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar la barra
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar las pancartas de patrocinadores
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Montar el equipo de iluminación
2 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Comprobar las puertas y las rutas de evacuación
2 personas
Atender la entrada
3 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Presentar el concierto
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar el programa del descanso
2 personas
Agradecer a los patrocinadores
Acompañar a los últimos invitados
2 personas
Seguimiento
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Cerrar la caja y las donaciones
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el equipo
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Enviar agradecimientos a los patrocinadores
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Mesas de vestuariocant. 3
- Sillas del vestuariocant. 12
Equipo
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables de audiocant. 12
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Portátil
- Atriles de músicacant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
Iluminación
- Luces del escenariocant. 6
- Luces decorativascant. 10
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas para servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Cubetas para lavarcant. 3
Decoración
- Banners de patrocinadorescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 10
Catering
- Mostrador de entrada
- Cajas de donacionescant. 3
- Caja registradora
- Terminal de pago
- Portamenúscant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Abrebotellascant. 4
- Termoscant. 6
- Papeleracant. 8
- Perchas para el guardarropacant. 150
- Credencialescant. 40
- Folletos del programacant. 150
- Cuerdas vocalescant. 120
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 3
Compras
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, el lugar y el programa musical. No confirmes a los músicos ni publiques invitaciones hasta comprobar que el espacio admite el aforo previsto y tiene las condiciones técnicas necesarias.
- Comprueba permisos y seguro como mínimo 6-8 semanas antes. También confirma por escrito quién puede acceder al recinto, cuándo se entregan las llaves y qué horario hay para el montaje y el desmontaje.
- Haz una prueba técnica completa, no solo una revisión rápida. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cajas DI, cables, regletas, iluminación y la conexión del portátil antes de que lleguen los asistentes.
- Cierra la lista de invitados y las preferencias dietéticas 7 días antes. Con ese dato puedes ajustar el catering, preparar acreditaciones, imprimir el programa y asignar voluntarios sin improvisar.
- Prepara un plan de trabajo con responsables y horarios para el día del concierto. Incluye montaje, prueba de sonido, recepción, servicio de bebidas, atención a músicos, fotografía y recogida final; enfría las bebidas y coloca el material antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite encontrar músicos y proveedores, tramitar permisos, cerrar patrocinios y promocionar el concierto; reserva las últimas 2 semanas para confirmaciones y preparación operativa.
- ¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido para un concierto benéfico?
- Resérvalo al menos 6 semanas antes, especialmente si necesitas altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI e iluminación. Haz una comprobación técnica completa entre 3 y 7 días antes del evento.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto benéfico?
- Para un concierto pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada 25-30 asistentes, además de una persona coordinadora. Reparte las funciones antes de la última semana y entrega a cada persona un horario y un responsable de referencia.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a un concierto benéfico?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y publica la promoción en línea desde el momento en que estén confirmados el lugar y el programa. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas aproximadamente 7 días antes.
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