Checklist pour organiser un concert de sponsoring

Un concert de sponsoring se prépare sur deux fronts : la qualité du spectacle et la visibilité accordée aux partenaires. Commencez par verrouiller la date, le lieu, le programme et les accords de sponsoring, puis avancez vers les autorisations, la technique et les invitations. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, les besoins alimentaires, les logos et le déroulé. Cette checklist vous aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme musical
3 personnes
Confirmer les musiciens sur scène
2 personnes
Formaliser les accords de sponsoring
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le matériel sonore
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le photographe
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Faire imprimer le programme
Rassembler les logos des sponsors
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les banderoles des sponsors
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les portes et les issues de secours
2 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Présenter le concert
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vérifier les toilettes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Remercier les sponsors
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Clôturer la caisse et les dons
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Envoyer les remerciements aux sponsors
2 personnes
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Ordinateur portable
Pupitres de musiqueqté 12
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Bannières sponsorsqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 10

Catering

Bureau d’accueil
Boîtes à donsqté 3
Caisse
Terminal de paiement
Porte-menusqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Thermosqté 6
Poubellesqté 8
Cintres de vestiaireqté 150
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 150
Cordes vocalesqté 120

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 3

Courses

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les musiciens ou le traiteur. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 4 à 6 semaines pour les autorisations, l’assurance et la communication.
Demandez les logos des sponsors dans un format exploitable au plus tard 3 semaines avant le concert. Ce délai laisse le temps de les intégrer au programme imprimé, aux invitations et à la signalétique.
Faites valider les besoins techniques au moins 10 jours avant l’événement : nombre de microphones, entrées de la table de mixage, boîtiers DI, câbles, rallonges et éclairage de scène.
Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant le concert afin d’établir la liste définitive des invités et de transmettre les régimes alimentaires au catering. Gardez quelques places pour les confirmations tardives.
Préparez le déroulé imprimé, les badges et la répartition des bénévoles la veille. Le jour J, vérifiez d’abord l’accès, les clés, les passe-câbles et le refroidissement des boissons avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de sponsoring ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, les sponsors, les autorisations, le matériel sonore, le catering et la promotion.
Quand envoyer les invitations pour un concert de sponsoring ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant. Fixez une date limite de réponse pour pouvoir finaliser les invités et les besoins alimentaires.
Quand réserver le matériel sonore et l’éclairage ?: Réservez le matériel au moins 3 à 4 semaines à l’avance, puis contrôlez les besoins techniques 10 jours avant. Vérifiez notamment les microphones, les pieds, la table de mixage, les câbles et les rallonges.
Que faut-il préparer la veille d’un concert de sponsoring ?: Préparez les badges, le programme, le déroulé destiné aux bénévoles et les éléments visuels des sponsors. Refroidissez les boissons et regroupez les clés, le matériel d’accueil et les documents au plus tard le soir précédent.

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