Sponsoractie organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw
Een sponsoractie vraagt meer voorbereiding dan alleen sponsors werven en een datum prikken. Je moet toestemming, sponsorlogo’s, aanmeldingen, betalingen en de inrichting van de locatie op elkaar afstemmen. Begin met locatie, programma en sponsorafspraken; werk daarna toe naar catering, vrijwilligers en promotiemateriaal. Op de dag zelf bepalen een duidelijke donatietafel, goede bewegwijzering en een apart uitgiftepunt hoeveel uitleg en zoekwerk nodig is.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Benodigde toestemming controleren
Sponsorafspraken bevestigen
2 personen
Sponsormaterialen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Extra tafels en stoelen reserveren
Betaalmogelijkheden controleren
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Sponsorlogo's verzamelen
Promotiemateriaal printen
Aanmeldingen nabellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
Donatietafel inrichten
2 personen
Sponsorwand plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Eet- en drinkpunten aanvullen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Donaties registreren
2 personen
Sponsoren verwelkomen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Meubilair afbouwen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Donatiegelden veilig opbergen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Theeglazenaantal 60
- Serveerplateausaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Soepketelsaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassaboxenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 4
Decoratie
- Sponsorbannersaantal 6
- Informatiebordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Lintenaantal 6
- Kleefstripsaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Handvegersaantal 2
- Vuilnisbakkenaantal 6
Catering
- Donatieboxenaantal 3
- Badgehoudersaantal 80
- Naamstickersaantal 100
- Menukaartenaantal 10
- Boodschappen
Tips
- Leg sponsorafspraken uiterlijk 3 weken vooraf schriftelijk vast, inclusief logoformaten, zichtbaarheid en wie de sponsormaterialen aanlevert. Zo voorkom je dat banners of informatieborden pas op de opbouwdag ontbreken.
- Sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen vooraf en bel ontbrekende aanmeldingen na. Gebruik het definitieve aantal voor catering, stoelen, bekers, borden en besteksets; houd voor servies ongeveer 10% reserve aan.
- Plan de opbouw met minimaal 2 uur marge. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, richt daarna het uitgiftepunt en de donatietafel in en plaats pas als laatste sponsorwand, banners en pijlborden.
- Controleer betaalterminals, kassaboxen, verlengkabels en stekkerdozen de avond ervoor. Test elke betaalmogelijkheid op locatie en wijs per betaalpunt één vrijwilliger aan.
- Maak voor vrijwilligers een kort draaiboek met contactpersonen en portofoongebruik. Plan ten minste één persoon voor ontvangst, één voor donaties en één voor catering; zo blijft de sponsoractie ook tijdens piekmomenten overzichtelijk.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sponsoractie organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg datum en programma in de eerste week vast; sponsorafspraken en toestemming regel je daarna zo snel mogelijk.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een sponsoractie versturen?
- Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de actie op, zodat je catering en zitplaatsen kunt berekenen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsoractie?
- Plan minimaal 3 vrijwilligers voor een kleine actie: één voor ontvangst, één voor de donatietafel en één voor catering. Bij meerdere betaalpunten of een druk programma voeg je per extra punt minstens één vrijwilliger toe.
- Hoeveel reserve moet ik inkopen voor een sponsoractie?
- Reken voor bekers, borden en besteksets op ongeveer 10% reserve boven het verwachte aantal bezoekers. Voor catering is een marge van 5 tot 10% praktisch, afhankelijk van hoe definitief de aanmeldingen zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!