Sponsoraktion organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Sponsorvereinbarungen spätestens 4 Wochen vor der Aktion und fordere Logos sowie Banner direkt mit an. So bleibt Zeit, Sponsorlogos auf Infotafeln und Werbematerial korrekt zu platzieren.
• Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher für die Mengenplanung ab. Frage bei fehlenden Rückmeldungen aktiv nach und erfasse Ernährungswünsche getrennt, bevor du Catering und Geschirr kalkulierst.
• Plane Getränke nicht erst am Veranstaltungstag: Kühle sie am Vortag und stelle für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person bereit. Kühlboxen und Thermoskannen sollten schon beim Materialcheck vollständig sein.
• Teile Freiwillige mindestens 1 Woche vorher konkreten Bereichen zu: Einlass, Ausgabe, Spendentisch, Nachfüllen und Abbau. Für größere Flächen helfen Funkgeräte, damit niemand während des Aufbaus gesucht werden muss.
• Lege den Aufbau in dieser Reihenfolge an: zuerst Partyzelte und Stromversorgung, danach Tische und Stühle, anschließend Ausgabestelle, Spendentisch, Sponsorwand und Wegweiser. Prüfe Verlängerungskabel, Kartenterminals und Kassenboxen vor der Öffnung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sponsoraktion organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Genehmigungen, Location und Sponsorvereinbarungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.

Wann soll ich die Einladungen für eine Sponsoraktion verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Aktion. Setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Catering, Tische, Stühle und Geschirr planbar sind.

Wie viel Catering brauche ich für eine Sponsoraktion?

Berechne die Mengen erst nach der Anmeldefrist und ergänze eine Reserve von etwa 10 Prozent. Berücksichtige dabei getrennt erfasste Ernährungswünsche sowie Getränke für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Stück pro Person.

Was muss am Tag der Sponsoraktion zuerst aufgebaut werden?

Beginne mit Partyzelten, Stromversorgung und der Grundaufstellung von Tischen und Stühlen. Danach folgen Ausgabestelle, Spendentisch, Sponsorwand und Wegweiser; plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn ein.

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