Checklist pour organiser une action de sponsoring
Une action de sponsoring réussie se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu, confirmer les accords et suivre les inscriptions avant de commander le catering. Prévoyez aussi le matériel visible le jour J, comme les logos, les panneaux et le mur des sponsors. Les derniers jours servent surtout à relancer les participants, vérifier les paiements, refroidir les boissons et coordonner les bénévoles. Cette checklist rassemble 49 tâches et 40 éléments à prévoir, de la préparation au rangement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations requises
Confirmer les accords de sponsoring
2 personnes
Rassembler le matériel de sponsoring
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver des tables et des chaises supplémentaires
Vérifier les moyens de paiement
Planifier les bénévoles
2 personnes
Rassembler les logos des sponsors
Imprimer le matériel promotionnel
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le point de distribution
3 personnes
Installer la table de dons
2 personnes
Installer le mur des sponsors
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les points de restauration
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Accueillir les sponsors
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
Traiter les derniers dons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les dons en sécurité
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 10
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Verres à théqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Cuillères de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Glacièresqté 4
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Caissesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Talkies-walkiesqté 4
Décoration
- Bannières sponsorsqté 6
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux indicateursqté 8
- Ballonsqté 100
- Rubansqté 6
- Bandes adhésivesqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Balais à mainqté 2
- Poubellesqté 6
Catering
- Boîtes à donsqté 3
- Porte-badgesqté 80
- Étiquettes nominativesqté 100
- Cartes de menuqté 10
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître l’horaire, le lieu et le déroulement complet de l’action.
- Confirmez les accords de sponsoring et rassemblez tous les logos au même endroit au moins 2 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps d’imprimer les bannières et les supports promotionnels.
- Arrêtez les inscriptions quelques jours avant l’action pour calculer les quantités de catering et recueillir les besoins alimentaires. Gardez une liste séparée des réponses incomplètes à relancer par téléphone.
- Testez les terminaux de paiement, les caisses, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Prévoyez également un moyen de communication entre bénévoles, notamment si les tentes et les points de distribution sont éloignés.
- Le jour J, installez d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis le point de distribution, la table de dons et le mur des sponsors. Refroidissez les boissons avant l’arrivée du public et vérifiez chaque zone avec un responsable.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une action de sponsoring ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les sponsors, envoyer les invitations et organiser le catering.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une action de sponsoring ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites une première relance environ 10 jours avant, puis appelez les personnes dont l’inscription reste incomplète dans la dernière semaine.
- Comment calculer les quantités de catering ?
- Basez le calcul sur le nombre d’inscriptions confirmées et ajoutez une marge de 10 %. Vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant l’action afin d’adapter les achats et le service.
- Quand installer le matériel de sponsoring ?
- Rassemblez les logos et préparez les supports au moins 2 semaines à l’avance. Installez les bannières, panneaux et le mur des sponsors après les tables et les chaises, le jour même ou la veille selon l’accès au lieu.
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