Cómo organizar una acción de patrocinio sin olvidar lo esencial
Una acción de patrocinio necesita coordinación entre el lugar, los patrocinadores, los invitados y el equipo del día. Empieza cerrando la fecha, el programa y los permisos; después confirma los acuerdos y prepara la comunicación. Las inscripciones te permiten calcular el catering, asignar voluntarios y comprobar los métodos de pago. Durante la última semana, revisa materiales, enfría las bebidas y deja preparado el montaje de carpas, mesas, punto de entrega y zona de donaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar los permisos necesarios
Confirmar acuerdos de patrocinio
2 personas
Recopilar materiales de patrocinio
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar mesas y sillas adicionales
Comprobar métodos de pago
Programar voluntarios
2 personas
Recoger los logotipos de los patrocinadores
Imprimir material promocional
Llamar de seguimiento a las inscripciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el punto de entrega
3 personas
Montar la mesa de donaciones
2 personas
Colocar la pared de patrocinadores
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Reponer puntos de comida y bebida
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar donaciones
2 personas
Dar la bienvenida a los patrocinadores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Recoger la basura durante el evento
Procesar las donaciones finales
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Llevar la basura
2 personas
Guardar de forma segura el dinero de las donaciones
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos de técant. 60
- Bandejas para servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharones de servircant. 6
- Cuencoscant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Walkie-talkiescant. 4
Decoración
- Banners de patrocinadorescant. 6
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Globoscant. 100
- Cintascant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Escobas de manocant. 2
- Papelelerascant. 6
Catering
- Cajas de donacionescant. 3
- Portabadgescant. 80
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Cartas del menúcant. 10
- Compras
Consejos
- Cierra los acuerdos de patrocinio antes de imprimir invitaciones o carteles. Pide los logotipos en el formato definitivo y confirma por escrito dónde aparecerá cada patrocinador, incluida la pared de patrocinadores.
- Haz el seguimiento de las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. En ese contacto confirma asistencia, preferencias dietéticas y cualquier necesidad práctica para ajustar las cantidades de catering.
- Reserva mesas, sillas y carpas con margen suficiente para cubrir el aforo confirmado. Añade mesas altas para las zonas de circulación y comprueba que los manteles, bandejas y utensilios estén disponibles en la misma fecha.
- Calcula el servicio por franjas, no solo por número total de invitados. Deja listas las máquinas de café, teteras, termos, ollas para sopa y neveras portátiles, y enfría las bebidas el día anterior.
- Prueba los terminales de pago, las cajas de caja y los cables alargadores antes del montaje. Designa a una persona responsable de la mesa de donaciones y usa walkie-talkies si los voluntarios estarán repartidos por varias zonas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar una acción de patrocinio?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha, comprobar permisos y cerrar los acuerdos de patrocinio. Deja la última semana para confirmaciones, compras, materiales y asignación de voluntarios.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una acción de patrocinio?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento, con una fecha límite de inscripción. Haz una llamada de seguimiento entre 5 y 7 días antes para confirmar asistentes y preferencias dietéticas.
- ¿Cuántos voluntarios necesito para una acción de patrocinio?
- Asigna como mínimo una persona al registro o punto de entrega, una a la mesa de donaciones y una al catering por cada 30 a 40 invitados. Añade una persona coordinadora para resolver incidencias y cambios durante el programa.
- ¿Qué debo preparar el día anterior?
- Comprueba todos los materiales, enfría las bebidas y deja agrupados por zona los carteles, banners, utensilios y equipos de pago. Si el lugar lo permite, prepara también mesas, sillas y carpas con varias horas de antelación para reservar tiempo a las pruebas técnicas.
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