Checklist voor een goed georganiseerde speurtochtwandeling

Een speurtochtwandeling staat of valt met een route die deelnemers zonder twijfel kunnen volgen. Regel daarom eerst het thema, de start- en finishplek en de veiligheid van de route; werk daarna de posten, opdrachten en teamindeling uit. Plan tijd voor een volledige proefloop, want onduidelijke aanwijzingen en ontbrekende markeringen vallen vaak pas onderweg op. Op de dag zelf moeten registratie, teamsets, routekaarten, vrijwilligers en catering klaarstaan voordat de eerste groep vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Routeposten en aanwijzingen kiezen
2 personen
Speurtochtvragen en opdrachten maken
2 personen
Route volledig proeflopen
3 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers in teams indelen
2 personen
Contactlijst voor noodgevallen maken
Weersverwachting controleren
Deelnemers over kleding informeren
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten en opdrachten printen
2 personen
Teamsets per groep samenstellen
2 personen
Eten en drinken gekoeld zetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
Routeposten markeren
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers over taken briefen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen en registreren
3 personen
Teams en routekaarten uitdelen
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Speurtocht officieel starten
2 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Tussenstanden en antwoorden noteren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Terugkerende teams afmelden
2 personen
Winnaar bekendmaken
2 personen
Avondverlichting controleren
2 personen
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

Routeposten en markeringen verwijderen
4 personen
Overgebleven eten en drinken koelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Locatie schoon en leeg opleveren
3 personen
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 3
Stoelenaantal 8
Tafelkleedaantal 3

Papierwaren

Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 20
Potlodenaantal 10
Waterdichte mappenaantal 8
Enveloppenaantal 20
Teamarmbandjesaantal 50
Routekaartenaantal 50
Cluekaartenaantal 10
Routebordjesaantal 12
Prikbordenaantal 8
Opbergboxenaantal 4

Sportmateriaal

Afzetkegelsaantal 12
Pionnenaantal 20
Fluitjesaantal 8

Veiligheid

Reflectievestenaantal 6
EHBO-kit

Verlichting

Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Megafon
Stopwatchesaantal 4
Powerbanksaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Tips

Loop de volledige route minimaal één keer proef, bij voorkeur op hetzelfde tijdstip als de speurtocht. Controleer kruisingen, slecht zichtbare routebordjes, gevaarlijke oversteekplaatsen en plekken waar een aanwijzing kan verdwijnen.
Maak per team één complete set met routekaart, cluekaarten, pennen of potloden, clipboard en teamarmbandjes. Stop losse aanwijzingen in waterdichte mappen of enveloppen, zodat regen niet meteen het spel stillegt.
Plan de startregistratie zo dat deelnemers ongeveer 15 minuten vóór vertrek aanwezig zijn. Zet de registratietafel, teamindeling en routekaarten klaar voordat je de deelnemers ontvangt.
Geef deelnemers uiterlijk 2 dagen vooraf informatie over kleding, schoenen en het weer. Vermeld ook een contactnummer voor noodgevallen en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet.
Brief vrijwilligers kort vóór de start met hun exacte post, taak en terugkoppelmoment. Houd reflectievesten, een EHBO-kit, fluitjes, zaklampen en opgeladen powerbanks op een vaste plek bij de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een speurtochtwandeling?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voorbereiding voor route, opdrachten, uitnodigingen en teamindeling. Plan daarnaast 1 volledige proefloop en reserveer in de laatste 2 dagen tijd voor printwerk, boodschappen en het samenstellen van de teamsets.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtochtwandeling nodig?: Voor een wandeling van ongeveer 1,5 tot 2 uur werken 8 tot 12 routeposten meestal goed. Zorg dat elk team per post één duidelijke aanwijzing of opdracht krijgt en test of deelnemers niet langer dan 10 tot 15 minuten op één punt blijven hangen.
Wanneer moet ik de route van een speurtocht controleren?: Controleer de route eerst bij het maken van het plan en loop haar daarna volledig proef, uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wandeling. Kijk op de dag zelf nog naar tijdelijke afzettingen, wegwerkzaamheden en de weersverwachting.
Hoeveel extra materiaal heb ik nodig voor een speurtochtwandeling?: Maak per team één complete set en neem daarnaast minstens 10 procent extra routekaarten, cluekaarten en schrijfmateriaal mee. Voor een onverwachte uitvaller, natte spullen of een beschadigde aanwijzing bespaar je daarmee veel zoekwerk tijdens de wandeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.