Checklist voor een goed georganiseerde basisschool open dag

Een basisschool open dag vraagt om meer dan lokalen openzetten. Bezoekers moeten snel weten waar ze zich aanmelden, welke activiteiten er zijn en hoe ze door het gebouw lopen. Begin met datum, programma en lokalen en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en materialen. Deze checklist helpt je om rondleidingen, proeflessen, kinderactiviteiten, presentaties en catering op tijd klaar te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Lokalen en activiteiten bepalen
3 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Buurt en peuters benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Activiteitenmaterialen inventariseren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Drukwerk bestellen
Rondleidingroutes voorbereiden
3 personen
Presentaties verzamelen
3 personen
Kinderactiviteiten voorbereiden
4 personen
Proeflessen voorbereiden
5 personen
Techniek testen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Infomappen samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
School en lokalen controleren
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Werkstukken tentoonstellen
4 personen
Proefleslokalen inrichten
5 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Geluid en scherm aansluiten
2 personen
Infomappen klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Teamfoto maken

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Rondleidingen begeleiden
5 personen
Proeflessen geven
6 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
Directiepresentatie geven
2 personen
Leerkrachten beschikbaar houden
8 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Foto's maken
Vragen van ouders beantwoorden
3 personen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Catering tijdens avondprogramma
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Lokalen schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
School afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Ontvangsttafel
Klaptafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Kleedjesaantal 6

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Kopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 8
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Koelserviesaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Plantenaantal 10
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Vlaggetjesaantal 8
Pijlbordjesaantal 20
Kleefstripsaantal 4
Plakbandrollenaantal 6
Touwaantal 2
Scharenaantal 8
Informatiebannersaantal 6

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Infomappenaantal 150
Programmafoldersaantal 200
Naamkaartjesaantal 100
Aanmeldformulierenaantal 100
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Klembordenaantal 10
Printerpapieraantal 2
Plaknotitiesaantal 12

Sportmateriaal

Knutseltafelsaantal 4
Knutselmattenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
Kleurpapieraantal 20
Scharen voor kinderenaantal 30
Lijmstiftenaantal 30
Bouwblokkenaantal 4
Puzzelsaantal 12
Voorleesboekenaantal 20
Ballonnenpompaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12
Handschoenenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Kabelmattenaantal 8

Tips

Leg het programma en de lokalen vroeg vast. Maak daarna een eenvoudige plattegrond met ontvangsttafel, rondleidingroutes, proeflessen, kinderactiviteiten en toiletten, zodat bezoekers niet op de dag zelf hoeven te zoeken.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf, zodat je cateringhoeveelheden en boodschappenlijst daarop kunt aanpassen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, rondleidingen, activiteiten, catering en techniek. Zorg dat elke route en activiteit minimaal één verantwoordelijke heeft en regel een reserve voor uitval.
Test laptops, projectoren, projectieschermen, speakers en microfoons uiterlijk de dag ervoor in de lokalen waar ze worden gebruikt. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en opladers; die worden vaak pas bij het opbouwen gemist.
Haal versproducten pas kort voor de open dag op en zet koffie, thee en water logisch bij elkaar. Tel herbruikbare bekers, glazen, borden en bestek per verwacht gezelschap plus een kleine reserve, zodat de ontvangst niet stilvalt door afwas of tekorten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een basisschool open dag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, lokalen en activiteiten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en rond vrijwilligers, catering en techniek uiterlijk 1 week voor de open dag af.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een basisschool open dag versturen?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de open dag. Zet het aanmeldformulier tegelijk open, zodat je tijd hebt om aantallen, dieetwensen en benodigde vrijwilligers bij te stellen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een basisschool open dag?: Reken minimaal één vrijwilliger per actieve taak tegelijk: ontvangst, elke rondleiding, kinderactiviteit, proefles, catering en techniek. Plan daarnaast 1 à 2 reservevrijwilligers voor een programma van meerdere uren.
Wanneer test je de techniek voor een open dag op school?: Test laptops, projectoren, schermen, speakers en microfoons uiterlijk de dag ervoor op hun definitieve plek. Controleer dan ook stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen en opladers; op de ochtend zelf blijft alleen een korte hercontrole over.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.