Organiser une balade-rallye sans rien oublier
Une balade-rallye se prépare à la fois comme une randonnée, une chasse au trésor et un accueil de groupe. Il faut verrouiller le parcours, tester chaque étape et prévoir une solution si la météo ou un indice pose problème. Les inscriptions servent aussi à composer les équipes et à recueillir les besoins alimentaires. Cette checklist rassemble les préparatifs dans l’ordre, jusqu’à la remise des cartes et au briefing du départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Choisir les postes de route et les indications
2 personnes
Créer les questions et les épreuves de la chasse au trésor
2 personnes
Faire un repérage complet du parcours
3 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les participants en équipes
2 personnes
Créer une liste de contacts d'urgence
Vérifier les prévisions météo
Informer les participants sur la tenue
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d’itinéraire et les missions
2 personnes
Composer les kits d’équipe par groupe
2 personnes
Mettre les aliments et les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le panneau de départ et d’arrivée
2 personnes
Marquer les postes du parcours
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefing des bénévoles sur les tâches
2 personnes
Événement
Accueillir et enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les équipes et les cartes d'itinéraire
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Lancer officiellement la chasse au trésor
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
Noter les scores intermédiaires et les réponses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Désinscrire les équipes récurrentes
2 personnes
Annoncer le vainqueur
2 personnes
Vérifier l’éclairage du soir
2 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes
Suivi
Retirer les postes de parcours et les balises
4 personnes
Refroidir les restes de nourriture et de boisson
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le lieu propre et vide
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 3
- Chaisesqté 8
- Nappeqté 3
Papeterie
- Presse-papiersqté 8
- Stylosqté 20
- Crayonsqté 10
- Classeurs imperméablesqté 8
- Enveloppesqté 20
- Bracelets d'équipeqté 50
- Cartes d'itinéraireqté 50
- Cartes d’indicesqté 10
- Panneaux d’orientationqté 12
- Panneaux d’affichageqté 8
- Boîtes de rangementqté 4
Matériel de sport
- Cônes de signalisationqté 12
- Cônesqté 20
- Siffletsqté 8
Sécurité
- Gilets réfléchissantsqté 6
- Trousse de premiers secours
Éclairage
- Lampes de pocheqté 6
Équipement
- Mégaphone
- Chronomètresqté 4
- Batteries externesqté 4
Catering
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 3
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 4
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 4
Conseils
- Fais un repérage complet du parcours avant d’imprimer les cartes : vérifie les passages dangereux, les changements de direction et le temps réel entre chaque poste.
- Prépare les cartes, indices et missions par équipe dans des classeurs ou enveloppes imperméables. Ajoute quelques exemplaires de secours pour remplacer une feuille mouillée ou perdue.
- Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la balade-rallye. Tu auras ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, répartir les participants et préparer les bracelets d’équipe.
- Le matin même, installe le départ et l’arrivée avant l’accueil : tables, chaises, affichage, matériel d’inscription et kits d’équipe doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.
- Donne aux participants une consigne météo et vestimentaire au plus tard 48 heures avant l’événement. Prévois aussi des contacts d’urgence, des gilets réfléchissants et une trousse de premiers secours pour les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une balade-rallye ?
- Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour définir l’itinéraire, créer les épreuves, faire le repérage et gérer les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les achats, l’impression et la composition des kits.
- Quand envoyer les invitations pour une balade-rallye ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée au moins 7 jours avant. Cela laisse le temps de répartir les participants en équipes et de recueillir les informations alimentaires.
- Combien d’épreuves prévoir pour une balade-rallye ?
- Prévois généralement une épreuve ou un poste tous les 10 à 20 minutes de marche, selon l’âge et le niveau des participants. Teste l’ensemble du parcours une fois pour vérifier que les indications et les temps sont réalistes.
- Que faut-il préparer la veille d’une balade-rallye ?
- La veille, imprime et regroupe les cartes et missions, prépare les kits d’équipe, mets les aliments et boissons au frais et vérifie la météo. Contrôle aussi les batteries externes, chronomètres, sifflets et lampes de poche.
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