Checklist voor een goed georganiseerde Audaxrit

Een Audaxrit organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je moet de startlocatie, verkeersrisico’s, controlepunten en bezetting tijdig vastleggen. Daarna volgen aanmeldingen, route-informatie, startnummers en pakketten voor de controleposten. Deze checklist helpt je de 65 taken in een logische volgorde uit te voeren. Zo ontdek je op tijd welke vergunningen, materialen en praktische afspraken nog ontbreken, en staan deelnemers op de dag zelf niet voor een gesloten start of een onbemande controlepost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie bevestigen
Route op verkeersrisico's controleren
2 personen
Controlepunten bepalen
2 personen
Routebeschrijving opstellen
GPX-bestand maken
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Controleposten bemannen
2 personen
Reserveringen maken
Route op locatie verkennen
2 personen
Startlijst sluiten
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Routewaarschuwingen bijwerken
Startnummers voorbereiden
2 personen
Controlekaarten voorbereiden
2 personen
Pakketten per controlepost maken
2 personen
Fietsen en auto controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Routebestanden klaarzetten
Startterrein inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Controleposten inrichten
6 personen
Verlichting en stroom testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fiets- en veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Routebriefing geven
2 personen
Start registreren
3 personen
Controleposten bemannen
6 personen
Controlekaarten afstempelen
6 personen
Water en sportdrank uitdelen
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Deelnemers telefonisch ondersteunen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Finishers verwelkomen
2 personen
Finishersteken uitdelen
2 personen
Afwijkingen en incidenten noteren
Laatste deelnemers terugmelden
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Controleposten afbouwen
6 personen
Startterrein afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routebestanden archiveren
Deelnemersgegevens veilig opruimen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Powerbanksaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Fietspompenaantal 4
Basis fietsgereedschapaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 120
Pionnenaantal 24
Reflecterende hesjesaantal 20
Startnummersaantal 180
Startnummerhoudersaantal 180
Controlekaartenaantal 180
Stempelsaantal 8
Finisherstekensaantal 180
Fietsstandaardsaantal 12
Reserve binnenbandenaantal 20
Fietsverlichtingssetsaantal 10
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Mokkenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Schenkkanaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermische voedselbakkenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 6
Zaklampenaantal 8

Papierwaren

Routekaartenaantal 200
Pennenaantal 30
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 300
Klembordenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route niet pas op de wedstrijddag. Rijd elk traject vooraf, controleer kruisingen en wegwerkzaamheden en werk de routewaarschuwingen uiterlijk enkele dagen voor de start bij.
Sluit de startlijst op een vast moment, bijvoorbeeld 48 uur voor vertrek. Maak daarna de startnummers, controlekaarten en deelnemersinformatie definitief; wijzigingen op de ochtend zelf zorgen snel voor fouten.
Maak per controlepost een afzonderlijk pakket. Leg controlekaarten, stempels, route-informatie, telefoon, powerbank, water en het benodigde materiaal samen klaar, zodat vrijwilligers niet op locatie hoeven te verzamelen.
Plan minimaal één vrijwilliger per controlepost en wijs daarnaast een contactpersoon voor de route aan. Deel telefoonnummers, aankomsttijden en een eenvoudig noodscenario uiterlijk een week vooraf.
Controleer de startlocatie de avond ervoor op stroom, beschutting en fietsruimte. Leg verlengkabels, stekkerdozen, koffieapparaten, koelboxen, afvalbakken en fietsgereedschap klaar voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Audaxrit organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Reserveer controleposten en werf vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de rit, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer moet ik de route van een Audaxrit controleren?: Verken de route minimaal 2 keer: eerst tijdens de voorbereiding en nogmaals 1 tot 2 weken voor de start. Controleer daarna de weersverwachting en actuele routewaarschuwingen opnieuw 24 tot 48 uur vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Audaxrit?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per controlepost, plus 2 mensen bij de start en 1 bereikbare coördinator voor onderweg. Bij een lange rit of meerdere gelijktijdige posten is een reserve van 1 à 2 vrijwilligers verstandig.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een Audaxrit?: Sluit de startlijst meestal 24 tot 48 uur voor vertrek. Gebruik die einddatum om startnummers, controlekaarten, dieetwensen, deelnemersinformatie en de pakketten per controlepost definitief te maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.