Checklist para un paseo de búsqueda del tesoro

Un paseo de búsqueda del tesoro necesita más preparación que imprimir unas pistas. Hay que cerrar la ruta, comprobarla a pie, organizar los equipos y dejar claras las instrucciones antes de que llegue el primer participante. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: desde la salida y la meta hasta el registro, las pruebas y el avituallamiento. También incluye los detalles que suelen olvidarse, como las preferencias alimentarias, las baterías y la información para los voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir ruta y tema
2 personas
Fijar la ubicación de salida y llegada
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Elegir los puestos y las indicaciones de la ruta
2 personas
Crear preguntas y pruebas de la búsqueda del tesoro
2 personas
Recorrer toda la ruta como prueba
3 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Dividir a los participantes en equipos
2 personas
Crear una lista de contactos de emergencia
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar a los participantes sobre la ropa
Hacer la compra
2 personas
Imprimir mapas de ruta y tareas
2 personas
Preparar los kits de equipo por grupo
2 personas
Mantener la comida y la bebida refrigeradas
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Colocar el cartel de salida y meta
2 personas
Marcar los puestos del recorrido
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Informar a los voluntarios sobre las tareas
2 personas

Evento

Recibir y registrar a los participantes
3 personas
Repartir los equipos y los mapas de ruta
3 personas
Dar instrucciones de seguridad
2 personas
Lanzar oficialmente la búsqueda del tesoro
2 personas
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
Anotar los resultados parciales y las respuestas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Dar de baja a los equipos recurrentes
2 personas
Anunciar al ganador
2 personas
Comprobar la iluminación nocturna
2 personas
Recibir a los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

Retirar los puestos y marcadores de la ruta
4 personas
Enfriar la comida y bebida sobrantes
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Entregar el lugar limpio y vacío
3 personas
Devolver el material prestado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 3
Sillascant. 8
Mantelcant. 3

Artículos de papel

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 20
Lápicescant. 10
Carpetas impermeablescant. 8
Sobrescant. 20
Pulseras del equipocant. 50
Mapas de rutacant. 50
Cartas de pistascant. 10
Carteles de rutacant. 12
Tableros de corchocant. 8
Cajas de almacenajecant. 4

Material deportivo

Conos de señalizacióncant. 12
Conoscant. 20
Silbatoscant. 8

Seguridad

Chalecos reflectantescant. 6
Botiquín de primeros auxilios

Iluminación

Linternascant. 6

Equipo

Megáfono
Cronómetroscant. 4
Baterías externascant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 3
Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de serviciocant. 4
Compras

Limpieza

Papeleracant. 4

Consejos

Haz una prueba completa de la ruta antes del evento y mide cuánto tarda cada tramo. Comprueba especialmente los cruces, los puntos de encuentro y la visibilidad de los carteles.
Prepara un kit por equipo con mapa, cartas de pistas, portapapeles, bolígrafos o lápices y la identificación del grupo. Guarda cada kit en una carpeta impermeable para poder repartirlo en pocos minutos.
Deja lista la mesa de registro al menos 30 minutos antes de la hora de salida. Ten separadas las pulseras de equipo, la lista de inscripciones y los contactos de emergencia para evitar formar equipos improvisados en la entrada.
Lleva una copia impresa de mapas y pruebas, aunque también las envíes por teléfono. Incluye baterías externas y linternas: una batería descargada o un retraso al anochecer puede dejar a un equipo sin instrucciones.
Revisa la previsión meteorológica el día anterior y comunica con tiempo qué ropa y calzado deben llevar. Mantén la comida y la bebida refrigeradas hasta el momento de servirlas y confirma antes las preferencias dietéticas registradas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que preparar una búsqueda del tesoro?: Empieza a definir la ruta y el tema al menos 2 semanas antes. Reserva los últimos 2 o 3 días para comprobar el pronóstico, imprimir los materiales, preparar los kits y confirmar las inscripciones.
¿Cuánto dura un paseo de búsqueda del tesoro?: Calcula entre 90 minutos y 2 horas para el recorrido, según la distancia y el número de pruebas. Añade unos 30 minutos antes para el registro y la formación de equipos, y 15 minutos finales para la llegada y la recogida.
¿Cuántas personas debe tener cada equipo?: Un grupo de 4 a 6 participantes suele ser manejable para leer mapas, resolver pruebas y desplazarse por la ruta. Divide a los inscritos antes de la salida y prepara un kit y una identificación para cada equipo.
¿Qué hay que llevar si la búsqueda del tesoro es al aire libre?: Lleva mapas y pistas impresos, carpetas impermeables, material para señalizar, botiquín, chalecos reflectantes y baterías externas. Prepara también agua y bebidas refrigeradas, y comprueba la ruta el mismo día si ha llovido o cambiado la visibilidad.

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