Checklist voor een speurtocht als teamuitje

Een speurtocht als teamuitje vraagt vooral om voorbereiding op drie momenten: vóór de start, onderweg en tijdens de pauze. Regel eerst de deelnemers, dieetwensen en teamindeling; werk daarna route en opdrachten uit. Plan genoeg tijd om de route vooraf te testen en alle teamsets compleet te maken. Op de dag zelf moeten routekaarten, opdrachtkaarten, antwoordformulieren en scoreformulieren per team klaarliggen, terwijl het startpunt en de pauzeplek al zijn ingericht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
2 personen
Route uitzetten
2 personen
Opdrachten bedenken
2 personen
Opdrachten controleren
2 personen
Picknicklocatie reserveren
Pauzeplek reserveren
Scoreverdeling vastleggen
Routekaarten printen
Opdrachtkaarten printen
Antwoordformulieren printen
Teamsets samenstellen
2 personen
Materialen inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Route vooraf testen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Elektronica opladen
Weersverwachting controleren
Transportboxen inpakken
2 personen

Event

Startpunt opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Teamsets uitdelen
2 personen
Teams laten starten
2 personen
Controleposten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Binnenkomende teams registreren
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Broodmaaltijd voorbereiden
3 personen
Eten en drinken serveren
3 personen
Scores bekendmaken
Winnaar bekendmaken
Groepsfoto maken
Materialen afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
Verloren voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 4

Spelmateriaal

Clipboardsaantal 12
Routekaartenaantal 12
Opdrachtkaartenaantal 12
Antwoordformulierenaantal 30
Scoreformulierenaantal 6
Enveloppenaantal 30
Balpennenaantal 30
Teamlintenaantal 6
Pionnenaantal 12
Touwrollenaantal 2
Prijzenaantal 3

Apparatuur

Megafoon
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Stopwatchesaantal 6

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Koelboxenaantal 3
Waterdispensersaantal 2
Thermoskannenaantal 2
Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Servertangenaantal 4
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffer
Reflecterende hesjesaantal 4

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Routebordjesaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Test de volledige route vooraf en noteer per etappe de verwachte looptijd. Controleer daarbij ook of routeborden en opdrachten duidelijk zichtbaar zijn voor teams die achter elkaar starten.
Maak per team één complete set met routekaart, opdrachtkaarten, antwoordformulieren, scoreformulier, clipboard en balpennen. Leg daarnaast teamlinten of andere herkenningstekens apart klaar.
Leg de scoreverdeling vóór het printen van de formulieren vast. Zo voorkom je dat deelnemers onderweg verschillende versies van opdrachten of puntentellingen krijgen.
Plan de pauzeplek en picknicklocatie uiterlijk enkele weken vooraf als je met een grotere groep werkt. Zet koelboxen, waterdispensers, thermoskannen, bekers, borden en bestek op één vaste uitgifteplek.
Controleer de weersverwachting 24 uur voor de start en laad elektronica uiterlijk de avond ervoor op. Neem powerbanks, oplaadkabels, reservebatterijen en een EHBO-koffer mee in de transportboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een speurtocht als teamuitje?: Reken voor een speurtocht meestal op 2 tot 4 uur, inclusief registratie, uitleg en pauze. Plan bij de start ongeveer 15 minuten voor teams samenstellen en spelregels uitleggen.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht voor een teamuitje nodig?: Plan ongeveer 6 tot 10 opdrachten voor een route van 2 tot 3 uur. Test de opdrachten vooraf, zodat geen enkele opdracht door onduidelijke instructies meer dan 10 minuten extra kost.
Wanneer moet ik de route van een speurtocht testen?: Test de route uiterlijk 1 week voor het teamuitje en nogmaals kort voor de start als er werkzaamheden of gewijzigde omstandigheden kunnen zijn. Controleer onderweg ook de locaties van routeborden, pauzeplek en opdrachten.
Hoeveel materiaal heb ik per team nodig voor een speurtocht?: Maak voor elk team één complete teamset met routekaart, opdrachtkaarten, antwoordformulieren, scoreformulier, clipboard en minimaal 2 balpennen. Leg daarnaast minstens één reserveformulierenpakket klaar voor verloren of beschadigde papieren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.