Checklist voor een goed georganiseerde fotozoektocht

Een fotozoektocht staat of valt met een route die vooraf is getest en opdrachten die ter plekke duidelijk uitvoerbaar zijn. Leg eerst datum, startlocatie en route vast; werk daarna de fotolocaties, spelregels en teams uit. In de laatste week regel je deelnemers, dieetwensen, printwerk en boodschappen. Op de dag zelf draait alles om een overzichtelijke registratie, goed zichtbare routeposten en een korte briefing. Met deze checklist zie je welke voorbereiding vaak wordt vergeten en wanneer je die regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Route vooraf wandelen
2 personen
Fotolocaties selecteren
2 personen
Foto-opdrachten schrijven
2 personen
Spelregels opstellen
Teamsamenstelling bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Opdrachten afdrukken
Scorekaarten afdrukken
Teams en nummers voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routepijlen en posten maken
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Start- en finishterrein opbouwen
4 personen
Routepijlen ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Briefing voor begeleiders geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams registreren
2 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Foto-opdrachten uitdelen
2 personen
Teams laten vertrekken
2 personen
Routepost bemannen
3 personen
Veiligheid langs de route controleren
2 personen
Tussentijdse vragen beantwoorden
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Foto's en scorekaarten innemen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
2 personen
Terrein afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Scoremateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Statafelsaantal 4

Spelmateriaal

Waterdichte routeposthoezenaantal 12
Routepostbordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Teamhesjesaantal 12
Prijzenaantal 3

Apparatuur

Tablet voor scoreverwerking
Powerbanksaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Draagbare telefoonladersaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Reflecterende armbandenaantal 20
EHBO-set

Papierwaren

Klembordenaantal 12
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Plakbandrollenaantal 6
Schaaraantal 4
Touwrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Wandel de volledige route uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer niet alleen de afstand, maar ook of fotolocaties bereikbaar zijn, routepijlen mogen hangen en waterdichte hoezen nodig zijn.
Maak per team een apart pakket met teamnummer, hesje, opdrachten en scorekaart. Leg daarnaast minstens één reservepakket klaar voor een last-minute wijziging of zoekgeraakt formulier.
Druk deelnemerslijst, opdrachten en scorekaarten uiterlijk 2 dagen voor de fotozoektocht af. Neem extra exemplaren mee, omdat papier onderweg kan scheuren of nat worden.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en zet een partytent klaar bij start en finish. Berg routeposten en printwerk waterdicht op en laad tablet, powerbanks en telefoonladers volledig op.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de eerste start. Richt eerst de registratietafel in, plaats daarna routepijlen en posten en zet dranken, hapjes en verlichting pas als laatste klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fotozoektocht organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, startlocatie en route. Reserveer de startplek zodra de datum vaststaat en gebruik de laatste 7 dagen voor een proefwandeling en controle van de opdrachten.
Hoeveel opdrachten heeft een fotozoektocht nodig?: Reken op ongeveer 10 tot 15 foto-opdrachten voor een route van 2 tot 3 uur. Test alle opdrachten vooraf; een opdracht die op papier duidelijk lijkt, kan op locatie te veel uitleg of een onveilige stopplek vragen.
Wanneer moet ik de route van een fotozoektocht controleren?: Wandel de route minimaal 7 dagen vooraf en controleer haar nogmaals 24 uur voor de start. Let dan op werkzaamheden, afgesloten doorgangen, weersinvloed en routepijlen of posten die zijn verplaatst.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een fotozoektocht op te bouwen?: Reserveer minstens 90 minuten voor de opbouw van start- en finishterrein, registratie, routepijlen en routeposten. Geef begeleiders daarna 15 tot 20 minuten briefing voordat de deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.