Bingoavond organiseren: checklist van voorbereiding tot laatste ronde

Een bingoavond loopt soepel als je de spelmaterialen, techniek en ontvangst niet op het laatste moment regelt. Begin met datum en locatie, bepaal daarna het aantal bingokaarten, rondes en prijzen. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en deel vrijwilligers in voor registratie, presentatie en catering. Controleer op de dag zelf de bingomolen, microfoon, luidspreker en reservebatterijen voordat de eerste gasten binnenkomen. Met deze checklist werk je stap voor stap van voorbereiding naar opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Bingokaarten en prijzen bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bingoapparatuur reserveren
Prijzen bestellen
Vrijwilligers indelen
Draaiboek en spelregels maken
2 personen
Bingorondes voorbereiden
2 personen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
Bingokaarten sorteren
2 personen
Locatie en sleutel controleren
Inrichtingstekening ophangen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumtafel en presentatietafel plaatsen
2 personen
Bingoapparatuur aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Bingokaarten en stiften klaarleggen
2 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Entree en registratie inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Spelregels en programma toelichten
Bingorondes leiden
2 personen
Winnende kaarten controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Pauze aankondigen
Laatste ronde en afsluiting leiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Bingoapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Bingoapparatuur retourneren
2 personen
Restmaterialen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Presentatietafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballetjesaantal 90
Reservebatterijenaantal 12
Microfoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Laptop

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 80
Bingostiftenaantal 80
Reservebingokaartenaantal 20
Scoreblokkenaantal 6
Pennenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Prijstafelbord

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Veiligheid

EHBO-doos

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de bingomolen, microfoon en luidspreker minstens 2 tot 3 weken vooraf. Test de volledige geluidsinstallatie nogmaals op locatie, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
Maak per ronde genoeg bingokaarten en leg reservekaarten klaar. Sorteer ze vooraf per tafel of ronde, zodat de registratie en start van het spel geen tijd kosten.
Plan de prijzen vóór je de bingorondes definitief maakt. Zet alle prijzen op de prijzentafel en controleer op de dag zelf of het aantal prijzen overeenkomt met het draaiboek.
Zet de registratie-, presentatie- en podiumtafel neer volgens de inrichtingstekening. Controleer tegelijk de looproute tussen ingang, tafels, koffiepunt en prijzentafel.
Richt het koffie- en theepunt vóór de gasten arriveren in met koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen. Zet dranken koud en houd herbruikbare glazen, kopjes, borden en bestek apart klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Voor elke deelnemer heb je minimaal één kaart per ronde nodig. Tel per ronde ongeveer 5 tot 10 procent reservekaarten op bij het aantal aanmeldingen, zodat beschadigde of kwijtgeraakte kaarten geen spelonderbreking veroorzaken.
Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en reservering van de bingoapparatuur. Bestel prijzen en controleer dieetwensen uiterlijk 1 week van tevoren; de inrichting en techniek test je op de dag zelf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bingoavond?: Reken bij een avond met maximaal 50 deelnemers op minimaal 3 vrijwilligers: één voor registratie, één voor presentatie en één voor koffie, prijzen en ondersteuning. Bij grotere groepen is één extra vrijwilliger per 25 deelnemers praktisch.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een bingoavond?: Plan minimaal 2 uur voor tafels en stoelen, de presentatie- en prijzentafel, bingoapparatuur, geluidscontrole en het klaarleggen van kaarten en stiften. Houd daarnaast 30 minuten over voor een laatste controle voordat de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.