Checklist para organizar una búsqueda del tesoro de equipo
Una búsqueda del tesoro para una salida de equipo necesita más preparación que repartir mapas y formar grupos. Hay que cerrar la ruta, probarla, preparar las pruebas y dejar listo un punto de salida que funcione desde el primer minuto. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde las inscripciones y las preferencias alimentarias hasta las bebidas, la puntuación y la señalización. Úsala en orden para detectar a tiempo lo que suele olvidarse.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Formar equipos
2 personas
Trazar la ruta
2 personas
Idear tareas
2 personas
Revisar las tareas
2 personas
Reservar zona de picnic
Reservar el área de descanso
Registrar la distribución de puntuaciones
Imprimir mapas de ruta
Imprimir tarjetas de instrucciones
Imprimir los formularios de respuesta
Preparar sets de equipo
2 personas
Comprar materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Probar la ruta previamente
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Cargar dispositivos electrónicos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Empaquetar las cajas de transporte
2 personas
Evento
Montar el punto de salida
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Repartir los sets del equipo
2 personas
Hacer que los equipos empiecen
2 personas
Cubrir los puestos de control
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Registrar a los equipos entrantes
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Preparar la comida de pan
3 personas
Servir comida y bebida
3 personas
Anunciar los resultados
Anunciar al ganador
Hacer una foto de grupo
Desmontar materiales
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
Devolver objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 4
- Sillas plegablescant. 24
- Mantelescant. 4
Material de juego
- Portapapelescant. 12
- Mapas de rutacant. 12
- Cartas de tareascant. 12
- Hojas de respuestacant. 30
- Hojas de puntuacióncant. 6
- Sobrescant. 30
- Bolígrafoscant. 30
- Cintas del equipocant. 6
- Conoscant. 12
- Rollos de cuerdacant. 2
- Premioscant. 3
Equipo
- Megáfono
- Baterías externascant. 6
- Cables de cargacant. 6
- Cronómetroscant. 6
Iluminación
- Faroles LEDcant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Dispensadores de aguacant. 2
- Termoscant. 2
- Vasos reutilizablescant. 30
- Platos reutilizablescant. 30
- Cubiertos reutilizablescant. 30
- Pinzas de serviciocant. 4
- Compras
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Chalecos reflectantescant. 4
Decoración
- Banderas de salidacant. 2
- Carteles de rutacant. 12
Limpieza
- Cubo de limpiezacant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de formar los equipos. Con los datos definitivos podrás repartir a los participantes sin rehacer grupos ni comprar comida a ciegas.
- Prueba la ruta completa antes del día de la salida y mide los tiempos con cronómetros. Comprueba también dónde colocar conos, cintas y señales para que ningún equipo se pierda.
- Prepara un sobre o set de material por equipo, con mapa, cartas de tareas, hojas de respuesta, bolígrafos y las indicaciones necesarias. Lleva algunos bolígrafos y hojas extra para cubrir pérdidas o errores.
- Imprime mapas, tarjetas, formularios y hojas de puntuación con antelación, y sepáralos por uso. El día anterior, revisa que las baterías externas, los cables, el megáfono y los dispositivos estén cargados.
- Reserva la zona de picnic y el área de descanso antes de cerrar la ruta. Calcula el espacio para mesas y sillas, enfría las bebidas con tiempo y deja preparado el botiquín, los chalecos reflectantes y las baterías de repuesto.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una búsqueda del tesoro de equipo?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la salida. Pide la confirmación y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 días antes, para poder formar los equipos y organizar la compra.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la ruta?
- Haz una prueba completa entre 7 y 14 días antes del evento. Recorre la ruta en las condiciones más parecidas posibles y revisa de nuevo las señales y los puntos de descanso el día anterior.
- ¿Qué material necesita cada equipo en una búsqueda del tesoro?
- Prepara un set por equipo con un mapa de ruta, cartas de tareas, hojas de respuesta, bolígrafos y la identificación del equipo. Añade material de reserva para al menos un equipo adicional, aunque el número de participantes sea exacto.
- ¿Cuándo se deben preparar las bebidas y el punto de salida?
- Carga los dispositivos y empaqueta las cajas de transporte el día anterior. Coloca mesas, sillas, banderas y señales entre 60 y 90 minutos antes de la llegada, y enfría las bebidas con varias horas de margen.
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