Checklist voor een speedrunwedstrijd organiseren
Een speedrunwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen games en spelers klaarzetten. Je moet wedstrijdregels, gameversies, accounts, hardware en netwerk vooraf testen, terwijl deelnemers duidelijke informatie over schema en regels nodig hebben. Plan daarnaast registratie, vrijwilligers, prijzen en catering op tijd. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en technische verrassingen op de wedstrijddag te beperken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Wedstrijdgames bepalen
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Inschrijvingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Wedstrijdschema publiceren
Gameversies controleren
2 personen
Licenties en accounts testen
2 personen
Internetverbinding testen
2 personen
Hardware reserveren
Vrijwilligers inroosteren
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur verzamelen
2 personen
Wedstrijdmaterialen printen
Prijzen inpakken
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdstations aansluiten
4 personen
Netwerk instellen
2 personen
Spellen en tijden testen
3 personen
Streaming en opname testen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Briefing voor jury geven
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Startuitleg geven
Voorronde begeleiden
4 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Halve finales begeleiden
4 personen
Pauzeruimte opruimen
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Uitslagen online plaatsen
Prijzen nabestellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 55
- Registratiebalie
- Afvalbakkenaantal 5
Apparatuur
- Gaming-pc'saantal 12
- Monitorenaantal 12
- Toetsenbordenaantal 12
- Muizenaantal 12
- Gamecontrollersaantal 12
- Headsetsaantal 12
- Noodlaptopsaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Netwerkswitchesaantal 2
- Wifi-router
- Ethernetkabelsaantal 20
- Stekkerdozenaantal 15
- Verlengkabelsaantal 10
- Stopwatchsetsaantal 6
- Webcamsaantal 2
- Opnamerecordersaantal 2
- USB-sticksaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 70
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdpostersaantal 8
- Naambadgesaantal 70
- Prijzen en medaillesaantal 6
Verlichting
- LED-lampenaantal 6
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de wedstrijdgames, gameversies en regels minimaal 3 weken vooraf vast. Noteer per game de toegestane categorie, timingmethode, opslagmethode en wat er gebeurt bij een technische storing.
- Test licenties, accounts en internetverbinding uiterlijk 7 dagen vooraf op ieder wedstrijdstation. Start iedere game, controleer updates en leg minstens één noodlaptop klaar voor uitval.
- Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijvingen zijn verwerkt. Publiceer het schema minimaal 3 dagen vooraf en vermeld registratietijd, starttijd, pauzes en eventuele finales.
- Plan de opbouw met een vaste technische controle: sluit eerst wedstrijdstations, netwerkswitches en kabels aan en test daarna beeld, geluid, opname en stroom. Reserveer voor de locatieopening minstens 2 uur opbouwtijd.
- Verzamel dieetwensen bij de inschrijving en doe boodschappen op basis van het bevestigde aantal deelnemers, vrijwilligers en organisatoren. Vul koelboxen kort voor de start en zet registratie, afvalbakken en bekers klaar voordat de eerste speler binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een speedrunwedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 6 weken vooraf met de locatie, games en wedstrijdregels. Verstuur uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor de wedstrijddag, zodat je inschrijvingen, hardware en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een speedrunwedstrijd op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, wedstrijdstations, netwerk en registratiebalie. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige test met accounts, gameversies, opname en noodapparatuur.
- Wanneer publiceer je het schema van een speedrunwedstrijd?
- Publiceer het definitieve wedstrijdschema minimaal 3 dagen vooraf, nadat alle inschrijvingen en deelnemersbevestigingen zijn verwerkt. Zo hebben spelers tijd om hun aankomst en voorbereiding te plannen.
- Wat moet je testen voor een speedrunwedstrijd?
- Test uiterlijk 7 dagen vooraf de internetverbinding, licenties, accounts, gameversies en alle wedstrijdstations. Controleer op de dag zelf opnieuw beeld, geluid, netwerk, opname en de werking van minstens één noodlaptop.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!