Organiser une compétition de speedrun sans rien oublier

Une compétition de speedrun se joue autant sur la préparation technique que sur les performances des participants. Il faut fixer les jeux et le règlement, gérer les inscriptions, puis vérifier chaque poste avant l’arrivée des joueurs. Prévois aussi un réseau stable, des équipements de secours et un planning lisible pour éviter les temps morts. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières réservations à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir les jeux du concours
2 personnes
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Publier le programme des matchs
Vérifier les versions du jeu
2 personnes
Tester les licences et les comptes
2 personnes
Tester la connexion Internet
2 personnes
Réserver le matériel
Planifier les bénévoles
Commander les prix
Faire la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler l’équipement
2 personnes
Imprimer les supports de compétition
Emballer les prix
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher les postes de compétition
4 personnes
Configurer le réseau
2 personnes
Tester les jeux et les horaires
3 personnes
Tester le streaming et l’enregistrement
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Faire le briefing du jury
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
Encadrer les éliminatoires
4 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer les demi-finales
4 personnes
Ranger la salle de pause
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Commander à nouveau les prix

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 55
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 5

Équipement

PC gamingqté 12
Moniteursqté 12
Claviersqté 12
Sourisqté 12
Manettes de jeuqté 12
Casquesqté 12
Ordinateurs portables de secoursqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Switches réseauqté 2
Routeur wifi
Câbles Ethernetqté 20
Multiprisesqté 15
Rallongesqté 10
Chronomètresqté 6
Webcamsqté 2
Enregistreurs audioqté 2
Clés USBqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Affiches du matchqté 8
Badges nominatifsqté 70
Prix et médaillesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Teste chaque jeu, licence et compte au moins 7 jours avant la compétition, puis refais un essai complet sur les postes définitifs la veille.
Prévois un ordinateur portable de secours, des câbles Ethernet, des multiprises et des rallonges en réserve : une panne de périphérique ne doit pas arrêter un match.
Publie le programme des matchs dès que les inscriptions sont confirmées, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement, avec l’heure d’arrivée demandée aux joueurs.
Configure le réseau avant l’ouverture de la salle et mesure la connexion depuis chaque poste. Un seul test près du routeur ne suffit pas pour repérer une zone instable.
Emballe les prix, imprime les supports de compétition et prépare les chronomètres la veille. Le matin même, garde au moins 60 minutes pour installer les tables, brancher les postes et faire un dernier test.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de speedrun ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, définir les jeux, ouvrir les inscriptions, commander les prix et tester le matériel réseau.
Quand faut-il tester le matériel d’une compétition de speedrun ?: Fais un premier test complet 7 jours avant, puis un contrôle final la veille. Vérifie les PC, moniteurs, claviers, souris, manettes, casques, licences, comptes et connexions.
Combien de temps prévoir pour installer une compétition de speedrun ?: Réserve au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Il faut installer les tables et les chaises, brancher les postes, configurer le réseau, tester les écrans et préparer l’inscription.
Que prévoir en cas de panne pendant une compétition de speedrun ?: Garde au minimum un ordinateur portable de secours, des câbles Ethernet supplémentaires, deux multiprises et plusieurs rallonges. Désigne aussi une personne capable de remplacer rapidement un périphérique ou de relancer un poste.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.