Checklist voor een goed georganiseerde scriptiepresentatie

Een scriptiepresentatie vraagt meer voorbereiding dan alleen je slides afronden. Je moet de ruimte, begeleider en beoordelaar tijdig vastleggen, bezoekers registreren en de techniek testen. Plan daarnaast catering op basis van het aantal aanmeldingen en maak een back-up van je presentatie. Met deze checklist werk je van reserveringen en uitnodigingen naar de inrichting en controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Presentatieruimte reserveren
Begeleider en beoordelaar bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
Projector en scherm reserveren
Programma afronden
Presentatie inhoudelijk controleren
2 personen
Presentatie technisch testen
Presentatie back-uppen
Hand-outs afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Herinnering versturen
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte vooraf controleren
Ruimte schoonmaken
2 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Presentatieapparatuur testen
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel voorzien van materiaal

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Presentatie verzorgen
Vragenronde begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Dieetopties apart aanbieden
Gasten uitzwaaien

Nazorg

Presentatiemateriaal veiligstellen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
Bedankbericht versturen
Presentatie en vragen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker
USB-stickaantal 2
Tafelmicrofoon

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Vorkenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Koffiekannenaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 2
Flessenopenersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 35
Welkomstbord
Programmapostersaantal 3
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 3
Bezem
Blik en veger
Dweil
Stofferaantal 2

Tips

Reserveer de presentatieruimte en projector vroeg, zodra de datum vaststaat. Controleer uiterlijk een week vooraf of scherm, HDMI-kabel, adapter en verlengsnoeren beschikbaar zijn.
Open het aanmeldformulier direct met de uitnodiging en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag dieetwensen mee, zodat je de catering niet pas op de laatste dag hoeft aan te passen.
Plan de inhoudelijke en technische controle op twee verschillende momenten. Test de presentatie minstens één keer op de echte laptop en maak daarnaast een kopie op een USB-stick.
Stuur de herinnering enkele dagen voor de presentatie. Zet daarin het programma, de begintijd en eventuele route-informatie, zodat je op de dag zelf minder vragen bij de aanmeldtafel krijgt.
Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang in. Test na het plaatsen van projector en scherm opnieuw het beeld en geluid, zet dranken koud en leg naamkaartjes en hand-outs klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een scriptiepresentatie organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, begeleider en beoordelaar. Verstuur de uitnodiging zodra de datum en locatie bevestigd zijn.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een scriptiepresentatie?: Reken voor het eerste uur op 2 koppen koffie of thee per aanwezige bezoeker. Bestel of bereid daarnaast water en andere dranken voor het volledige aantal aanmeldingen, plus ongeveer 10 procent reserve.
Wanneer moet ik mijn presentatie technisch testen?: Test de presentatie uiterlijk 3 dagen vooraf op de laptop, projector en het scherm die je gaat gebruiken. Doe op de dag zelf nog een korte test na het aansluiten van alle kabels en adapters.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor stoelen, tafels, aanmeldtafel, koffie- en theepunt en de presentatieapparatuur. Houd daarna nog 15 minuten over voor een laatste controle voordat gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.