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Thesenpräsentation organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Thesenpräsentation braucht mehr Vorbereitung als nur fertige Folien. Raum, Betreuung und Jury, Anmeldungen, Catering und Technik müssen in der richtigen Reihenfolge geklärt werden. Plane die technische Probe nicht erst am Veranstaltungstag: HDMI-Kabel, Adapter, Projektor, Leinwand und Präsentationsklicker müssen zusammen funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum aufgeräumten Raum durch alle 45 Aufgaben und 39 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Präsentationsraum reservieren

  • Betreuer und Juror bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

  • Projektor und Leinwand reservieren

  • Programm abschließen

  • Präsentationsinhalt prüfen

    2 Personen

  • Technische Präsentation testen

  • Präsentation sichern

  • Handouts drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Erinnerung senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Raum im Voraus kontrollieren

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik testen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch mit Material ausstatten

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Präsentation übernehmen

  • Fragerunde moderieren

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Diätoptionen separat anbieten

  • Gäste verabschieden

Nachbereitung

  • Präsentationsmaterial sichern

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentation und Fragen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 35
  • TischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Präsentationsklicker
  • USB-StickAnz. 2
  • Tischmikrofon

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • GläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • GabelnAnz. 40
  • KaffeelöffelAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4
  • KaffeekannenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 2

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 35
  • Willkommensschild
  • Programmatische PosterAnz. 3
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • MülleimerAnz. 3
  • Besen
  • Kehrblech und Handfeger
  • Wischmopp
  • KehrschaufelAnz. 2

Tipps

  • Schließe das Programm spätestens eine Woche vor der Präsentation ab und prüfe den Präsentationsinhalt anschließend mit den Vortragenden. So bleiben noch einige Tage für Korrekturen, Handouts und eine gesicherte Kopie auf dem USB-Stick.
  • Teste mindestens 30 Minuten vor Beginn die komplette Präsentation mit dem tatsächlich verwendeten Laptop, Projektor, HDMI-Kabel und Adapter. Lege zusätzlich Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und eine zweite Präsentationskopie bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und lege die Cateringmengen erst danach fest. Stelle Kaffee, Tee und kalte Getränke getrennt auf und plane Kaffeetassen, Gläser, Teller, Gabeln und Kaffeelöffel passend zur erwarteten Gästezahl ein.
  • Richte den Anmeldetisch vor dem Einlass ein: Namensschildhalter, vorbereitete Namensschilder, Programm und Willkommensschild sollten bereits ausliegen. Schicke die Erinnerung spätestens 24 Stunden vorher, damit Absagen und letzte Änderungen noch auffallen.
  • Kontrolliere den Raum vor dem Aufbau und stelle zuerst Stühle und Tische, danach Präsentationstechnik und Catering auf. Plane nach dem Ende mindestens 30 Minuten für Reinigung, Geschirr und den Rückbau von Projektor und Leinwand ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Thesenpräsentation organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung sowie der Bestätigung von Betreuung und Jury. Einladungen und Anmeldungen können danach starten; Technik und Programm sollten spätestens eine Woche vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Technik für eine Thesenpräsentation testen?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag mindestens 30 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei nicht nur den Projektor, sondern auch Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Stromversorgung und Präsentationsklicker.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Thesenpräsentation?
Plane für einen kleinen bis mittleren Termin mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein. Darin enthalten sind Raumkontrolle, Stühle und Tische, Technik, Anmeldetisch sowie Kaffee- und Teebereich; für den Abbau und die Reinigung solltest du weitere 30 Minuten reservieren.
Wann sollte man die Erinnerung an die Gäste verschicken?
Sende die Erinnerung spätestens 24 Stunden vor der Thesenpräsentation. Nenne darin Beginn, Raum, Ablauf und eventuelle Hinweise zur Anmeldung, damit letzte Änderungen bei Teilnehmerzahl und Catering noch berücksichtigt werden können.

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