Checklist para tu presentación de tesis
Una presentación de tesis requiere coordinar contenido académico, asistentes y detalles técnicos en un orden claro. Empieza reservando el espacio y confirmando al tutor y al evaluador; después organiza las invitaciones, las inscripciones y el catering. Durante la última semana, prueba el proyector, la pantalla, el portátil y todos los cables, y guarda la presentación en más de un lugar. El día anterior deja preparado el material impreso y comprueba la sala. Esta checklist reúne 45 tareas y 39 elementos para llegar al inicio sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio de presentación
Confirmar tutor y evaluador
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
Reservar proyector y pantalla
Finalizar el programa
Revisar el contenido de la presentación
2 personas
Probar la presentación técnica
Respaldar la presentación
Imprimir folletos
Preparar tarjetas de nombre
Enviar recordatorio
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el espacio previamente
Limpiar el espacio
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Montar la mesa de inscripción
Montar el punto de café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar los aperitivos
2 personas
Dotar la mesa de recepción de material
Evento
Recibir a los invitados
2 personas
Registrar la asistencia
Realizar la presentación
Moderar la ronda de preguntas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Ofrecer las opciones dietéticas por separado
Despedir a los invitados
Seguimiento
Asegurar el material de presentación
Recoger mesas y sillas
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar la presentación y las preguntas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 35
- Mesascant. 6
- Mantelescant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Clic de presentación
- Memoria USBcant. 2
- Micrófono de mesa
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Tenedorescant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Bandejas de servircant. 6
- Pinzas de servircant. 4
- Jarras de cafécant. 2
- Termoscant. 3
Cocina
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Tijerascant. 2
- Abrebotellascant. 2
Decoración
- Portanombrescant. 35
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 3
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 2
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Papelelerascant. 3
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Fregona
- Escobacant. 2
Consejos
- Reserva la sala y confirma al tutor y al evaluador con varias semanas de margen. Antes de enviar las invitaciones, comprueba la capacidad real de la sala, la disposición de las sillas y el acceso a corriente eléctrica.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Con ese número puedes calcular el catering y preparar suficientes tazas, vasos, platos y cubiertos sin comprar a ciegas.
- Haz una prueba técnica completa al menos 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, alargadores, regletas y clic de presentación. Guarda una copia en una memoria USB y otra en la nube o en otro equipo.
- Prepara los folletos, las tarjetas de nombre, el cartel de bienvenida y los pósteres del programa el día anterior. Montar la mesa de inscripción y revisar la señalización con antelación evita buscar materiales cuando ya llegan los asistentes.
- Llega con 2 horas de margen para limpiar la sala, colocar sillas y mesas, montar la inscripción y preparar el café y el té. Enfría las bebidas antes de abrir y deja las jarras, termos, bandejas y pinzas en su sitio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación de tesis?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio, confirmar al tutor y al evaluador y enviar las invitaciones. Deja la prueba técnica y la preparación de la sala para las últimas 48 horas.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción y calcular el catering?
- Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes de la presentación. En ese momento ya puedes contar las inscripciones, revisar las preferencias dietéticas y determinar las cantidades del catering.
- ¿Qué hay que comprobar del equipo antes de presentar la tesis?
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el adaptador, el clic y el micrófono al menos 48 horas antes. Lleva una memoria USB con la presentación y una copia adicional guardada en otro lugar.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar el día de la presentación?
- Calcula 2 horas para limpiar y preparar el espacio, colocar las sillas y mesas, montar la inscripción y probar de nuevo el equipo. El café y el té pueden prepararse al final, y las bebidas deben estar frías antes de recibir a los asistentes.
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