Organiser une présentation de mémoire sans rien oublier

Une présentation de mémoire demande plus que la préparation du diaporama. Il faut coordonner l’accompagnateur et l’évaluateur, gérer les inscriptions, prévoir l’accueil et vérifier chaque élément technique avant le jour J. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation de l’espace au rangement final. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : adaptateurs, sauvegarde de la présentation, besoins alimentaires et signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l’espace de présentation
Confirmer l’accompagnateur et l’évaluateur
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
Réserver le projecteur et l'écran
Clôturer le programme
Vérifier le contenu de la présentation
2 personnes
Tester la présentation techniquement
Sauvegarder la présentation
Imprimer les documents
Préparer les badges nominatifs
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Vérifier l'espace à l'avance
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Installer la table d’inscription
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Fournir la table d’accueil en matériel

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Enregistrer la présence
Assurer la présentation
Animer la séance de questions-réponses
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Proposer séparément les options alimentaires
Raccompagner les invités

Suivi

Mettre en sécurité le matériel de présentation
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Envoyer un message de remerciement
Archiver la présentation et les questions

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 35
Tablesqté 6
Nappesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation
Clé USBqté 2
Microphone de table

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Pichets à caféqté 2
Thermosqté 3

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 2
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 35
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 3
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 2
Poubellesqté 3
Balai
Pelle et balayette
Serpillière
Balayetteqté 2

Conseils

Bloquez l’espace et confirmez l’accompagnateur ainsi que l’évaluateur dès que la date est connue. Prévoyez une marge d’au moins 30 minutes avant le début pour l’installation et les derniers réglages.
Fermez le programme avant d’envoyer le rappel aux invités. Indiquez clairement l’heure d’arrivée, l’adresse, la durée prévue et la date limite d’inscription, idéalement 3 à 5 jours avant la présentation.
Testez la présentation sur l’ordinateur et le projecteur utilisés sur place au moins 24 heures avant. Gardez une copie sur une clé USB et vérifiez également le câble HDMI, l’adaptateur, les rallonges et les multiprises.
Traitez les inscriptions avant de déterminer les quantités de restauration. Pour le café et le thé, prévoyez au minimum une tasse par personne, plus 10 % de marge, et adaptez les verres, assiettes et couverts au nombre confirmé.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : table d’inscription, porte-noms, panneau d’accueil et affiches du programme. Disposez les chaises, les tables et le point café avant le test final du matériel, pas pendant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une présentation de mémoire ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue, surtout si un accompagnateur ou un évaluateur doit se déplacer. Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant l’événement pour pouvoir ajuster le catering et l’installation.
Combien de temps prévoir pour installer une présentation de mémoire ?: Réservez au moins 60 minutes sur place pour installer les chaises, les tables, l’accueil, le projecteur et le point café. Ajoutez 30 minutes si la salle ou le matériel audiovisuel ne vous sont pas familiers.
Comment tester le projecteur avant une présentation de mémoire ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant, puis un second contrôle le jour même. Vérifiez l’image, le son si nécessaire, le câble HDMI, l’adaptateur, le cliqueur, les rallonges et la copie de secours de la présentation.
Quelle quantité de café et de boissons prévoir pour une présentation de mémoire ?: Basez les quantités sur le nombre d’inscrits confirmé, avec environ 10 % de marge. Prévoyez au moins une tasse de café ou de thé par personne et suffisamment de verres pour l’accueil et la pause.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.