Scratchrace organiseren: checklist en planning

Een scratchrace organiseren vraagt meer dan een parcours en een starttijd. Je moet de baan veilig indelen, deelnemers registreren, vrijwilligers per post inzetten en materiaal voor pechgevallen klaarzetten. Begin met locatie, vergunningen en wedstrijdformat; werk daarna toe naar startgroepen, communicatie en catering. Op de wedstrijddag helpen duidelijke startnummers, rondeschilden, afzetting en een uitgewerkt tijdschema om registratie en wedstrijdverloop beheersbaar te houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Parcours en baanindeling bepalen
3 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Verzekeringsdekking controleren
Reservering van locatie bevestigen
Wedstrijdformat en afstanden vaststellen
2 personen
Reglement en veiligheidsregels opstellen
2 personen
Startgroepen en tijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Sponsoren en prijzen benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Rollen en posten verdelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers en polsbandjes maken
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Materiaal en fietsen controleren
3 personen
Wedstrijdcommunicatie versturen
Weersverwachting en alternatief controleren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Koelboxen en drank koelen
2 personen
Batterijen en accu's opladen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Veiligheidsinspectie uitvoeren
3 personen
Baan afzetten
6 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Verlichting en stroom testen
2 personen
Speaker en microfoon testen
2 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Uitslagenregistratie voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijving en betaling afhandelen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen en uitrusting controleren
3 personen
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Eerste race starten
4 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Baanposten bemannen
6 personen
Renners tussen heats begeleiden
3 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Materiaal bij reparatiepunt aanvullen
2 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Finale aankondigen
2 personen
Finale begeleiden
6 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers en bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Los materiaal van de baan halen
5 personen
Baanmarkering en afzetting verwijderen
5 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Uitslagen en deelnemerslijst archiveren
Geleend materiaal controleren
2 personen
Materiaal retourneren
3 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Verslag en fotomateriaal versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdpiste-afzettingaantal 80
Verkeerskegelsaantal 30
Schrikhekkenaantal 20
Lint voor baanmarkeringaantal 4
Start- en finishmattenaantal 2
Reservefietspompenaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Fietsstandaardsaantal 12
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsverlichtingssetsaantal 10
Rondeschildenaantal 10
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 100
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 20
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6
Reparatiemataantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Luidsprekeraantal 2
Draadloze microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 12
Powerbanksaantal 6
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Lichtslangenaantal 6

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Thermosflessenaantal 4

Decoratie

Baniersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Sponsorbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Podiumbord voor winnaars

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg parcours, baanindeling en veiligheidsregels vast voordat je aanmeldingen opent. Zo weten deelnemers vooraf welke afstanden, startgroepen en voorwaarden gelden.
Plan registratie minstens 60 minuten vóór de eerste start. Gebruik een registratietafel, startnummerhouders, polsbandjes en een gecontroleerde deelnemerslijst om zoekwerk bij binnenkomst te voorkomen.
Wijs per baanpost een vrijwilliger aan en geef die een veiligheidshesje, klembord en telefoon of communicatiemiddel. Maak de rolverdeling uiterlijk 7 dagen voor de race definitief.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal niet pas bij de start. Leg reservebinnenbanden, fietspompen, bandenlichters, gereedschapssets en een reparatiemat vóór opening van het parcours klaar.
Bereid een slechtweeroptie en catering uiterlijk 24 uur van tevoren voor. Koel drank, zet houdbare boodschappen klaar en controleer of partytenten, afvalbakken en EHBO-koffers op de juiste plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een scratchrace organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met locatie, parcours, vergunningen en verzekering. Open de aanmeldingen daarna pas wanneer format, veiligheidsregels en tijdschema vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een scratchrace?: Reken minimaal op 1 organisator, 1 registratieteam van 2 personen en 1 vrijwilliger per belangrijke baan- of veiligheids post. Tel daar 2 mensen op voor materiaal, catering en onverwachte problemen.
Hoe vroeg moeten deelnemers bij een scratchrace aanwezig zijn?: Plan registratie en controle vanaf 60 minuten vóór de eerste start. Laat deelnemers uiterlijk 30 minuten vooraf hun startnummer ophalen, zodat groepen en materiaal op tijd kunnen worden gecontroleerd.
Wat moet ik bij de fietscontrole van een scratchrace controleren?: Controleer vóór de start banden, remmen, verlichting waar nodig en de algemene staat van de fiets. Leg daarnaast minstens 2 reservebinnenbanden, reservefietspompen, bandenlichters en gereedschap klaar voor snelle reparaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.