Checklist pour organiser une course scratch

Organiser une course scratch demande de verrouiller la sécurité et la logistique avant de penser à l’animation. Commence par fixer la date, le lieu, le parcours et les distances, puis vérifie les autorisations et l’assurance. Les inscriptions, les groupes de départ et les bénévoles doivent être finalisés assez tôt pour préparer les dossards et les postes. La veille, contrôle les vélos, le balisage, les batteries, les boissons et le plan de repli en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Déterminer le parcours et la répartition des couloirs
3 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier la couverture d'assurance
Confirmer la réservation du lieu
Définir le format de compétition et les distances
2 personnes
Élaborer le règlement et les consignes de sécurité
2 personnes
Créer les groupes de départ et le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Solliciter les sponsors et les prix
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les rôles et les postes
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Créer les dossards et les bracelets
2 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier le matériel et les vélos
3 personnes
Envoyer la communication de la compétition
Vérifier les prévisions météo et le plan de repli
Faire les courses
3 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Refroidir les glacières et les boissons
2 personnes
Recharger les piles et les batteries
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer l’inspection de sécurité
3 personnes
Balisage de la piste
6 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
Tester le haut-parleur et le micro
2 personnes
Installer le point de premiers secours et de réparation
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer l’enregistrement des résultats
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Gérer l’inscription et le paiement
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les vélos et l’équipement
3 personnes
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Lancer la première course
4 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Gérer les postes de piste
6 personnes
Encadrer les coureurs entre les manches
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le matériel au point de réparation
2 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Annoncer la finale
2 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants et les visiteurs
3 personnes

Suivi

Retirer le matériel libre du parcours
5 personnes
Retirer le marquage de piste et les barrières
5 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Archiver les résultats et la liste des participants
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Envoyer le compte rendu et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Balisage de la piste de compétitionqté 80
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 4
Tapis de départ et d’arrivéeqté 2
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Démonte-pneusqté 6
Kits d’outils pour véloqté 3
Supports à vélosqté 12
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits d’éclairage pour véloqté 10
Panneaux de tourqté 10
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 100
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 20
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6
Tapis de réparationqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2
Couvertures de survieqté 6

Équipement

Haut-parleurqté 2
Micro sans fil
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 12
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Bouteilles isothermesqté 4

Décoration

Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de sponsorqté 10
Nappesqté 8
Panneau de podium pour les gagnants

Nettoyage

Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et vérifie les autorisations au moins 8 semaines avant la course. Le parcours doit être défini avec la répartition des couloirs avant l’ouverture des inscriptions.
Prévois un responsable par poste et confirme les bénévoles au plus tard 10 jours avant l’événement. Il faut notamment couvrir l’inscription, le départ, l’arrivée, le chronométrage, la sécurité et l’assistance vélo.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant la course pour vérifier les participants, les besoins alimentaires, les groupes de départ et les numéros de dossard. Garde une liste imprimée pour l’accueil.
Contrôle le matériel vélo la veille : pompes, démonte-pneus, chambres à air, kits d’outils, tapis de réparation et supports à vélos. Recharge aussi les chronomètres, lampes et autres batteries.
Prépare le plan météo au moins 48 heures avant le départ. Vérifie les tentes, barrières, cônes, ruban de balisage, trousses de premiers secours, extincteurs, boissons et restauration longue conservation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course scratch ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les sponsors, les bénévoles et les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une course scratch ?: Prévois au minimum un responsable pour chaque poste clé, puis ajoute une personne de réserve par zone. Pour une petite course, compte généralement 8 à 12 bénévoles afin de couvrir l’accueil, le parcours, le départ, l’arrivée, le chronométrage et la sécurité.
Quand fermer les inscriptions à une course scratch ?: Ferme-les 5 à 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de contrôler la liste, les besoins alimentaires, les groupes de départ et les dossards.
Que préparer la veille d’une course scratch ?: Installe ou vérifie le balisage, les cônes, les barrières, les tapis de départ et d’arrivée, les postes d’inscription et le matériel de réparation. Refroidis les boissons, prépare la restauration, recharge les batteries et consulte les prévisions météo une dernière fois.

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