Scratchrennen organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Scratchrennen steht und fällt mit einer klaren Strecke, festen Startgruppen und einem belastbaren Zeitplan. Kläre zuerst Genehmigungen, Versicherung und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Für den Renntag brauchst du nicht nur Fahrräder und Zeitmessung, sondern auch Streckenabsperrungen, Reparaturmöglichkeiten, Sicherheitswesten und einen Wetterplan. Die Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Abbau in sinnvoller Reihenfolge durch alle 70 Aufgaben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Parcours und Bahnaufteilung festlegen
3 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Versicherungsschutz prüfen
Reservierung der Location bestätigen
Wettkampfformat und Distanzen festlegen
2 Personen
Regeln und Sicherheitsvorschriften ausarbeiten
2 Personen
Startgruppen und Zeitplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Sponsoren und Preise kontaktieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Rollen und Einsätze verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startnummern und Armbänder erstellen
2 Personen
Preise und Medaillen bestellen
Material und Fahrräder prüfen
3 Personen
Wettkampfkommunikation versenden
Wettervorhersage und Alternative prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Kühlboxen und Getränke kühlen
2 Personen
Batterien und Akkus aufladen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Sicherheitsinspektion durchführen
3 Personen
Strecke absperren
6 Personen
Start- und Zielzone markieren
3 Personen
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Beleuchtung und Strom testen
2 Personen
Lautsprecher und Mikrofon testen
2 Personen
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
3 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Ergebnisregistrierung vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
4 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anmeldung und Bezahlung abwickeln
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Fahrräder und Ausrüstung prüfen
3 Personen
Fahrer zum Startblock begleiten
3 Personen
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
Erstes Rennen starten
4 Personen
Zwischenstände erfassen
2 Personen
Streckenposten besetzen
6 Personen
Fahrer zwischen den Läufen begleiten
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Material am Reparaturpunkt auffüllen
2 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
Finale ankündigen
2 Personen
Finale betreuen
6 Personen
Endergebnis prüfen
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Teilnehmer und Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Lose Materialien von der Strecke entfernen
5 Personen
Bahnmarkierung und Absperrung entfernen
5 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Ergebnisse und Teilnehmerliste archivieren
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
Material zurückbringen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Bericht und Fotomaterial verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
Registrierungstisch
AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

Absperrung der WettkampfstreckeAnz. 80
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 20
Band zur BahnmarkierungAnz. 4
Start- und ZielmattenAnz. 2
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 3
ReifenheberAnz. 6
FahrradreparatursetsAnz. 3
FahrradständerAnz. 12
ErsatzschläucheAnz. 12
Fahrrad-BeleuchtungssetsAnz. 10
RundenschilderAnz. 10
StartnummernAnz. 120
StartnummernhalterAnz. 100
StoppuhrenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 20
MedaillenAnz. 12
BecherAnz. 6
ReparaturmatteAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
AkkusAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
MegafoneAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
LichtschläucheAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ThermosflaschenAnz. 4

Dekoration

BannerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
SponsorenschilderAnz. 10
TischdeckenAnz. 8
Podiumsschild für Sieger

Reinigung

BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Bahnaufteilung fest, bevor du Startgruppen bildest. So kannst du Distanzen, Rundenschilder, Start- und Zielmatten sowie die Zahl der Streckenposten passend planen.
Prüfe Genehmigungen, Meldungen und Versicherung frühzeitig – spätestens mehrere Wochen vor dem Rennen. Eine bestätigte Location allein deckt nicht automatisch die Nutzung der Strecke oder den Versicherungsschutz ab.
Plane für technische Pannen einen festen Reparaturpunkt ein. Ersatzpumpen, Reifenheber, Reparatursets, Ersatzschläuche und eine Reparaturmatte sollten am Renntag direkt erreichbar sein, nicht im Lagerraum.
Schicke die Wettkampfkommunikation nach Prüfung der Teilnehmerliste mit Startnummern, Startgruppen und Zeitplan erneut an alle Angemeldeten. Ernährungswünsche solltest du spätestens vor dem Einkauf zusammenfassen.
Lade Stoppuhren, Mobilgeräte und alle Akkus am Vorabend vollständig auf. Zusätzlich gehören Taschenlampen, Erste-Hilfe-Koffer, Feuerlöscher und Sicherheitswesten in eine klar markierte Sicherheitsstation.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Scratchrennen anmelden?: Prüfe Genehmigungen, Meldungen und Versicherung mindestens 4 bis 8 Wochen vor dem Renntag. Für eine öffentliche Strecke oder zusätzliche Verkehrssicherung kann mehr Vorlauf nötig sein.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Scratchrennen?: Plane mindestens eine Person für Registrierung, Zeitnahme und Wettkampfleitung sowie mehrere Streckenposten an kritischen Punkten ein. Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge, Bahnaufteilung und Teilnehmerzahl ab; verteile die Rollen spätestens 1 Woche vorher.
Was muss ich am Tag vor dem Scratchrennen vorbereiten?: Kontrolliere Material und Fahrräder, bringe Startnummern und Startnummernhalter zusammen, kühle Getränke und stelle lagerfähiges Catering bereit. Lade außerdem Batterien und Akkus vollständig auf und prüfe die Wetteralternative.
Wie viel Getränke brauche ich für ein Scratchrennen?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle bei warmem Wetter zusätzliche Reserven bereit. Getränke sollten in Kühlboxen gekühlt und bei der Registrierung sowie im Zielbereich erreichbar sein.

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