Checklist voor het organiseren van een 24-uursrace

Een 24-uursrace vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starttijd. Je moet deelnemers, vrijwilligers en wisselende bezetting 24 uur lang kunnen ondersteunen, terwijl timing, communicatie en veiligheid blijven werken. Begin met reglement, parcours, vergunningen en verzekering; regel daarna inschrijving, roosters en materiaal. In de laatste week controleer je vooral de nachtvoorzieningen, reserveonderdelen, stroom en de start- en finishzone. Met deze checklist houd je de voorbereiding per fase overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Parcours definitief vastleggen
3 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Timingapparatuur testen
2 personen
Communicatiemiddelen testen
2 personen
Parcoursinspectie uitvoeren
3 personen
Verkeersplan controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Fietsenstalling afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishzone inrichten
4 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Verlichting installeren
4 personen
Timingstation opbouwen
3 personen
EHBO-post inrichten
3 personen
Cateringstation inrichten
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en maaltijden voorbereiden
4 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen
Rijdersbriefing geven
3 personen
Startprocedure uitvoeren
5 personen
Rondegegevens registreren
3 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eten en snacks serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Nachtploeg instrueren
2 personen
Nachtposten bemannen
8 personen
Nachtcatering verzorgen
3 personen
Accu's en lampen controleren
2 personen
Rondegegevens veiligstellen
2 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendploeg instrueren
2 personen
Dagposten opnieuw bemannen
8 personen
Dranken en eten bijvullen
4 personen
Eindsprint en finish begeleiden
5 personen
Eindtijden registreren
3 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen

Nazorg

Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
Verkeershekken opruimen
6 personen
Tenten afbreken
5 personen
Timingapparatuur afbouwen
3 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslag online publiceren
Deelnemersfoto's versturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Registratietafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Opbergkrattenaantal 20

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 40
Parcourslintaantal 12
Pijlbordenaantal 25
Kilometerbordenaantal 10
Reservefietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 3

Apparatuur

Timinglaptopaantal 2
Rondetellersaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 12
Mobiele opladersaantal 8
Mobiele geluidsbox
Microfoon
Printer
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Aggregaat

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
LED-lichtsnoerenaantal 6
Hoofdlampenaantal 16
Reflecterende hesjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
AED
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsscharenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Schenkbekersaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4

Decoratie

Baniersaantal 8
Podiumvrije finishboog
Prijzentafeldecoratie

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours uiterlijk enkele weken voor de race definitief vast en controleer daarna opnieuw de verkeerssituatie. Markeer kruisingen met verkeerskegels, dranghekken, parcourslint, pijlborden en kilometerborden.
Maak het vrijwilligersrooster voor alle 24 uren, inclusief overdrachtsmomenten. Plan per dienst een korte overlap, zodat portofoons, rondetellers en belangrijke meldingen niet tussen twee teams verloren gaan.
Test timinglaptop, rondetellers, stopwatches en communicatiemiddelen vóór de opbouw. Leg mobiele opladers, verlengkabels, stekkerdozen en een aggregaat klaar als stroom of bereik op het parcours niet zeker is.
Regel nachtverlichting niet op het laatste moment. Controleer vóór zonsondergang of bouwlampen, LED-lichtsnoeren en hoofdlampen de start-, finish- en wisselpunten voldoende verlichten.
Maak een aparte reservebox voor materiaal dat tijdens een lange race kan uitvallen. Neem onder meer reservefietspompen, binnenbanden, fietsgereedschapssets, extra startnummerhouders en opbergkratten mee naar de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 24-uursrace organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met reglement, parcours, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas nadat route, veiligheidsplan en praktische deelnemersinformatie voldoende vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 24-uursrace?: Reken per continu bemand punt op minimaal 3 tot 4 vrijwilligers per 8-uursblok, plus een coördinator en een reserve. Voor 24 uur zijn daardoor vaak minimaal 9 tot 12 diensten per punt nodig, afhankelijk van het aantal posten.
Wanneer moet ik het vrijwilligersrooster voor een 24-uursrace maken?: Maak een eerste rooster ongeveer 4 weken voor de race en bevestig iedere dienst uiterlijk 7 dagen vooraf. Plan overdrachten met overlap, vooral voor timing, EHBO, parcoursbewaking en de nachtploeg.
Hoe bereid ik de nacht van een 24-uursrace voor?: Test verlichting, communicatie en stroom uiterlijk tijdens een avondcontrole vóór de racedag. Leg minimaal één reserveoplossing voor verlichting en opladen klaar en wijs vooraf aan wie storingen en veiligheidsmeldingen opvolgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.