Checklist voor een 5 kilometer wandeltocht organiseren

Een 5 kilometer wandeltocht organiseren vraagt vooral om een duidelijke route, een bemande start en goede voorbereiding onderweg. Leg eerst datum, startlocatie en eventuele routevergunning vast; werk daarna de route uit en deel vrijwilligers in. Plan op de dag zelf extra tijd voor routepijlen, startnummers en de rustpost. Met deze checklist houd je ook zaken bij die vaak te laat gebeuren, zoals het controleren van dieetwensen, het opladen van telefoons en het printen van deelnemers- en routeoverzichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Routevergunning controleren
Route digitaal uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Startnummers voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren

Event

Starttafel klaarzetten
2 personen
Routepijlen uitzetten
3 personen
Rustpost inrichten
2 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Route uitleggen
2 personen
Deelnemers laten starten
3 personen
Wandelaars begeleiden
4 personen
Rustpost bemannen
2 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Laatste wandelaars opvangen
2 personen
Routepijlen ophalen
3 personen
Fotomoment verzorgen

Nazorg

Start- en rustpost afbreken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routevrijwilligers bedanken
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 8
Afvalbakkenaantal 4
Tafelkleedaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Markeerkegelsaantal 12
Startnummersaantal 60
Veiligheidsspeldenaantal 120
Routekaartenaantal 60
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 20
Rolmaat

Veiligheid

EHBO-koffer
Nooddekensaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Scharenaantal 3
Openersaantal 3

Decoratie

Startfinishlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Routebordenaantal 8
Informatiebordenaantal 3

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer dan niet alleen de afstand, maar ook kruisingen, smalle paden en plekken waar routepijlen of markeerkegels nodig zijn.
Plan de starttafel minimaal 60 minuten voor de eerste vertrektijd in. Leg deelnemerslijst, routekaarten, startnummers, veiligheidsspelden, klemborden en pennen klaar voordat de inschrijving begint.
Deel vrijwilligers per post in met een begin- en eindtijd. Reken voor een post bij voorkeur op 2 personen, zodat iemand kan helpen of contact kan opnemen zonder de route alleen achter te laten.
Richt de rustpost in voordat de eerste wandelaars starten. Zet water, glazen, hapjes, afvalbakken en een EHBO-koffer klaar en controleer of koelboxen, telefoons en powerbanks opgeladen zijn.
Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur voor de tocht. Leg bij regen of felle zon extra tenten, nooddekens en verlichting klaar en spreek af wie routepijlen en materialen na afloop ophaalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een 5 kilometer wandeltocht?: De meeste deelnemers doen ongeveer 60 tot 90 minuten over 5 kilometer. Tel daar 15 tot 30 minuten bij op voor inschrijven, uitleg en een rustpost, zodat je de begeleiding en eindtijd goed kunt plannen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 5 kilometer wandeltocht?: Reken op minimaal 1 organisator bij de start, 2 personen bij de rustpost en extra vrijwilligers bij onoverzichtelijke kruisingen. Voor een eenvoudige route kom je vaak uit op 5 tot 8 vrijwilligers; controleer de route vooraf om het aantal definitief te bepalen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een wandeltocht regelen?: Controleer de vergunningseisen zodra de route en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gemeente, terreinbeheerder of wegbeheerder kan een langere behandelingstermijn hanteren, vooral wanneer je openbare wegen of drukke kruisingen gebruikt.
Wanneer moet ik deelnemers en dieetwensen laten aanmelden?: Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de wandeltocht als je hapjes en dranken wilt inkopen op basis van het aantal deelnemers. Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en voeg de definitieve lijst uiterlijk 2 dagen vooraf toe aan de voorbereiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.