Achtervolgingsloop organiseren: complete checklist

Een achtervolgingsloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers laten starten. Je regelt vooraf de vergunningen, verkeersposten, startgroepen en duidelijke routeaanduiding. Op de dag zelf moeten startnummers, portofoons, tijdmeting, waterposten en geluidsapparatuur op vaste plekken klaarliggen. Gebruik deze checklist om van route en inschrijving naar opbouw en start te werken, zonder de praktische details op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning en meldingen controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Route inspecteren
2 personen
Routekaart uitwerken
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersposten plannen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Materiaal verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie vrijmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Finishboog opbouwen
3 personen
Route markeren
6 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Waterposten opbouwen
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Startbriefing geven
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage innemen
2 personen
Opwarming begeleiden
2 personen
Startvak indelen
3 personen
Achtervolgingsloop starten
4 personen
Tussenstanden registreren
3 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Water uitdelen
4 personen
Veiligheid op route bewaken
6 personen
Finishers registreren
3 personen
Medailles uitdelen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Finishgebied bemannen
3 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
Routeposten aflossen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken blijven bijvullen
2 personen
Locatie tijdens avond opruimen
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Finishboog afbreken
3 personen
Routeborden verwijderen
5 personen
Verkeersmaterialen verzamelen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materiaal tellen en inpakken
3 personen
Bagage retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Route op achtergebleven afval controleren
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemersbedankje versturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerbandenaantal 150
Medaillesaantal 150
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Waterbekers voor postenaantal 500
Sponsenaantal 100
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 10
Routepijlenaantal 30
Kilometerbordenaantal 6
Starthek
Finishboog

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Laptop
Printer
Stopcontactbeveiligingaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheidsvestenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Nooddekensaantal 6
Brandblussersaantal 2

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 200
Routekaartenaantal 150
Vrijwilligerslijstenaantal 20
Pennensetsaantal 10
Markeerstiftenaantal 12
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 200
Enveloppenaantal 200

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 8
Eventpostersaantal 20
Pijlbordenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route-inspectie uiterlijk enkele weken voor de loop. Controleer kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen, pionnen of afzetlint nodig zijn.
Maak de startgroepen pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Verstuur deelnemersinformatie met starttijd, startnummer en praktische aanwijzingen voordat je de startnummers sorteert.
Geef iedere verkeerspost een duidelijke positie, taak en communicatiemiddel. Test de portofoons vóór de start en leg per post waterbekers, sponsen en een klembord klaar.
Controleer stroom en geluid tijdens de opbouw, niet vlak voor het startsein. Leg verlengkabels, stekkerdozen, stopcontactbeveiliging en powerbanks klaar en test microfoons en luidsprekers op de volledige route bij start en finish.
Werk met een aparte laad- en losvolgorde op de dag zelf: eerst routeborden en verkeersmateriaal, daarna het starthek en de finishboog, en vervolgens partytenten, tafels en stoelen. Zo blijven doorgangen vrij tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een achtervolgingsloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Plan de route-inspectie en verkeersmaatregelen niet later dan 4 weken voor de loop, zodat aanpassingen nog haalbaar zijn.
Wanneer moet ik de vergunning voor een achtervolgingsloop aanvragen?: Controleer direct na het vastleggen van datum en route welke vergunningen en meldingen nodig zijn. Dien aanvragen bij voorkeur 8 weken vooraf in, omdat verkeersmaatregelen en routewijzigingen extra afstemming kunnen vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een achtervolgingsloop?: Tel minimaal 1 vrijwilliger per verkeerspost en voeg mensen toe voor inschrijving, start, finish, verzorgingsposten en opbouw. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per vrijwilliger één concrete taak toe.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een achtervolgingsloop?: Stuur de informatie ongeveer 1 week voor de loop, zodra startgroepen en startnummers vaststaan. Vermeld starttijd, route, startnummer, bereikbaarheid en wat deelnemers bij start en finish kunnen verwachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.