Checklist para organizar una Scratchrace

Una Scratchrace necesita más preparación que una simple carrera en bicicleta. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que cerrar el recorrido, las distancias, el reglamento y las medidas de seguridad. Después vienen los grupos de salida, los voluntarios, los dorsales, el material de reparación y la alternativa por mal tiempo. Esta checklist reúne las tareas y el material para avanzar en el orden correcto y llegar al día de la competición sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el recorrido y la distribución de las pistas
3 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Comprobar la cobertura del seguro
Confirmar la reserva del lugar
Definir el formato y las distancias de la competición
2 personas
Redactar el reglamento y las normas de seguridad
2 personas
Hacer los grupos de salida y el horario
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Contactar con patrocinadores y premios
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir funciones y puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Hacer dorsales y pulseras
2 personas
Encargar premios y medallas
Comprobar el material y las bicicletas
3 personas
Enviar la comunicación de la competición
Comprobar la previsión meteorológica y la alternativa
Hacer la compra
3 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Enfriar las neveras y las bebidas
2 personas
Cargar baterías y acumuladores
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Realizar la inspección de seguridad
3 personas
Delimitar la cancha
6 personas
Marcar la zona de salida y meta
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Probar la iluminación y la energía
2 personas
Probar el altavoz y el micrófono
2 personas
Montar el punto de primeros auxilios y reparaciones
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar el registro de resultados
2 personas
Instruir a los voluntarios
4 personas
Recepción de participantes
3 personas
Gestionar la inscripción y el pago
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Comprobar bicicletas y equipo
3 personas
Acompañar a los corredores a la zona de salida
3 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Dar salida a la primera carrera
4 personas
Registrar avances
2 personas
Cubrir los puestos del circuito
6 personas
Guiar a los corredores entre mangas
3 personas
Repartir agua y fruta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer material en el punto de reparación
2 personas
Encargarse de la música y los anuncios
2 personas
Anunciar la final
2 personas
Coordinar la final
6 personas
Comprobar el resultado final
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Despedir a participantes y visitantes
3 personas

Seguimiento

Retirar el material suelto del recorrido
5 personas
Retirar la marcación y el vallado del circuito
5 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Archivar los resultados y la lista de participantes
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material
3 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Enviar informe y material fotográfico

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Mesa de registro
Papeleracant. 6

Material deportivo

Vallado de la pista de competicióncant. 80
Conos de tráficocant. 30
Vallas de seguridadcant. 20
Cinta para señalizar el recorridocant. 4
Alfombrillas de salida y metacant. 2
Bombas de bicicleta de repuestocant. 3
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Kits de herramientas para bicicletascant. 3
Soportes para bicicletascant. 12
Cámaras de aire de repuestocant. 12
Kits de luces para bicicletacant. 10
Escudos de vueltacant. 10
Dorsalescant. 120
Portadorsalescant. 100
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 6
Rotuladorescant. 20
Medallascant. 12
Vasoscant. 6
Tapete de reparacióncant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8
Extintorescant. 2
Mantas de emergenciacant. 6

Equipo

Altavozcant. 2
Micrófono inalámbrico
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12
Baterías externascant. 6
Megáfonoscant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables de lucescant. 6

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Linternas a pilascant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Jarras de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharones de servircant. 8
Botellas térmicascant. 4

Decoración

Bannerscant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de patrocinadorescant. 10
Mantelescant. 8
Panel del podio para los ganadores

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedores de polvocant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido y las distancias antes de publicar la convocatoria. Así puedes preparar los grupos de salida, calcular los tiempos y saber cuántos voluntarios necesitas en cada puesto.
Comprueba los permisos, las notificaciones y el seguro con varias semanas de margen. La reserva del lugar no sustituye automáticamente las autorizaciones necesarias para usar el circuito.
Prepara un punto de registro con mesa, dorsales, pulseras, portadorsales, portapapeles y rotuladores. Revisa la lista de participantes y las preferencias dietéticas antes de la llegada del primer grupo.
Haz una revisión de bicicletas y material técnico el día anterior: bombas, desmontadores, cámaras de repuesto, kits de herramientas, soportes y luces. Deja también definido quién atiende una avería durante la carrera.
No dejes la meteorología para la mañana del evento. Comprueba la previsión, activa la alternativa prevista y carga con antelación las baterías y acumuladores que usarás para cronómetros, luces o comunicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Scratchrace?: Empieza al menos entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, revisar permisos y seguro, abrir inscripciones, reclutar voluntarios y encargar medallas o premios.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones de una Scratchrace?: Ábrelas unas 4 semanas antes si el recorrido y el reglamento ya están cerrados. Fija una fecha de cierre entre 3 y 7 días antes para comprobar participantes, grupos, dorsales y preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Scratchrace?: Calcula como mínimo 1 persona para el registro, 1 responsable por cada punto de control y 2 personas para salida y meta. Añade 1 o 2 voluntarios de apoyo para incidencias, reparaciones y cambios de puesto.
¿Qué material de seguridad necesita una Scratchrace?: Prepara vallas, conos, cinta de señalización, chalecos reflectantes, linternas, botiquines y extintores. Revisa todo 24 horas antes y asigna a una persona responsable de colocar y retirar el material del circuito.

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