Wat heb je nodig voor een ruilbeurs?

Een ruilbeurs vraagt meer dan tafels voor de spullen: je hebt ook een duidelijke ontvangst, ruilbonnen, bewegwijzering en ruimte voor pauzes nodig. Richt de ontvangstbalie in met naambordjes en geprinte ruilbonnen, en nummer de ruiltafels voordat deelnemers binnenkomen. Voor koffie, water en hapjes heb je servies, thermoskannen en koelboxen nodig. Met deze boodschappenlijst controleer je wat je moet kopen, lenen of meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 2
Krukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 50
Vlaggenlijnaantal 3
Naambordjesaantal 50
Pijlbordenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Thee - 2 dozen
- Suiker - 1 kilogram
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Bruisend mineraalwater - 6 flessen
- Plat mineraalwater - 8 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 3 zakken
- Zoute pinda's - 2 zakken
- Rijstwafels - 3 pakken
- Crackers - 4 pakken
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Jonge kaas - 1 kilogram
- Hartige wraps - 30 stuks
- Komkommers - 5 stuks
- Cherrytomaten - 1 kilogram
- Wortels - 1 kilogram
- Druiven - 2 kilogram
- Appels - 30 stuks
- Bananen - 20 stuks
- Mini-krentenbollen - 30 stuks
- Koekjes - 5 pakken
- Servetten - 200 stuks
- Papieren rietjes - 100 stuks
- Vershoudfolie - 1 rol
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 12 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 3 flacons
- Handgel - 3 flacons

Tips

Zet per ruiltafel een nummerbord en zorg voor extra pijlborden vanaf de ingang. Zo voorkom je dat deelnemers bij binnenkomst blijven zoeken naar hun plek.
Plan de ontvangstbalie als apart werkpunt en leg daar naambordjes, ruilbonnen en schrijfmateriaal klaar. Neem minstens 10% extra ruilbonnen mee voor last-minute deelnemers of fouten.
Reken voor koffie en thee op ongeveer 2 warme dranken per persoon en zet water de hele bijeenkomst klaar. Gebruik thermoskannen en herbruikbare bekers, zodat je niet voortdurend hoeft bij te schenken.
Controleer vóór het ophalen of er genoeg tafels, stoelen en kledingrekken zijn voor de afgesproken indeling. Regel verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf als waterkokers, koffiezetapparaten of ledlampen niet dicht bij een stopcontact staan.
Zet afvalbakken op minstens twee zichtbare plekken en leg emmers, dweilen, bezems en een stoffer en blik klaar. Een korte schoonmaakronde na het opstellen en vóór sluiting voorkomt achtergelaten verpakkingen en gemorste drank.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een ruilbeurs?: Begin met één ruiltafel per deelnemer of per afgesproken groep. Tel daarnaast minstens één aparte tafel voor de ontvangstbalie en houd 1 tot 2 extra tafels achter de hand voor overflow of een gewijzigde indeling.
Hoeveel drinken moet ik kopen voor een ruilbeurs?: Reken op ongeveer 2 warme dranken per persoon en daarnaast minimaal 0,5 liter water per bezoeker. Koel drank vooraf en gebruik per 10 tot 15 personen minstens één thermoskan of schenkkannetje, afhankelijk van de inhoud.
Wanneer moet ik ruilbonnen en naambordjes regelen?: Print ruilbonnen en maak naambordjes uiterlijk 1 dag vooraf. Houd 10% extra exemplaren apart bij de ontvangstbalie voor wijzigingen op de dag zelf.
Wat moet ik meenemen voor de opbouw van een ruilbeurs?: Neem naast tafels en stoelen ook pijlborden, tafelnummering, verlengsnoeren, stekkerdozen en ledlampen mee. Leg schoonmaakmateriaal, afvalbakken en minstens één extra set naambordjes klaar vóór de locatie opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.