Checklist rouwgroepbijeenkomst organiseren

Een rouwgroepbijeenkomst vraagt vooral om rust, duidelijke begeleiding en een ruimte waarin deelnemers zich veilig kunnen voelen. Regel de locatie en gespreksbegeleiders eerst, verstuur daarna de praktische informatie en verwerk aanmeldingen en dieetwensen. Op de dag zelf draait het om een overzichtelijke ontvangst, stoelen in een kring, water en tissues binnen handbereik en een eenvoudige maaltijd zonder onduidelijkheid over dieetopties. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Rustige ruimte reserveren
Gespreksbegeleiders bevestigen
Uitnodiging opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Praktische informatie versturen
Aanwezigheidslijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen in kring zetten
2 personen
Welkomsttafel inrichten
Herinneringshoek inrichten
2 personen
Flip-over klaarzetten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Soep en brood voorbereiden
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
Dieetopties duidelijk markeren
Tissues en water klaarzetten
Begeleiders informeren over opzet
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Programma en afspraken toelichten
Openingsritueel begeleiden
2 personen
Gespreksronde begeleiden
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Pauze begeleiden
2 personen
Individuele steun aanbieden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Tweede gespreksronde begeleiden
2 personen
Herinneringsmoment begeleiden
2 personen
Rustige pauze verzorgen
Afrondende gespreksronde begeleiden
2 personen
Afsluiting en nazorg toelichten
2 personen
Deelnemers persoonlijk uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Achtergebleven spullen controleren
2 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
Aanwezigheidslijst veilig opbergen
Locatie afsluiten
Geleende materialen retourneren
Nazorgbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Bijzettafelsaantal 3
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 24
Soepkommenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Opscheplepelsaantal 4
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
LED-kaarsenaantal 12
Bloemenvazenaantal 3
Naamkaartjesaantal 24

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Flip-over
Stiftenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 3
Soepkommen met dekselaantal 2
Schenkkanaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Theedoekenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de rustige ruimte en bevestig de gespreksbegeleiders voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook vooraf hoe laat je naar binnen kunt en wie de sleutels beheert.
Stuur praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf: adres, starttijd, bereikbaarheid, parkeermogelijkheden en de mogelijkheid om dieetwensen door te geven. Verwerk aanmeldingen in één aanwezigheidslijst.
Zet de kring ruim genoeg op voor het verwachte aantal deelnemers en plaats een bijzettafel met water en tissues binnen bereik. Houd de welkomsttafel bij de ingang, zodat naamkaartjes en ontvangst niet door het gesprek heen lopen.
Plan voor koffie, thee, soep en brood een rustig moment vóór de bijeenkomst begint. Zet dieetopties herkenbaar apart en gebruik deksels voor soep als eten pas later wordt geserveerd.
Bespreek de opzet vooraf met de begeleiders: ontvangst, opening, pauze, herinneringshoek en afronding. Leg flip-over en stiften klaar, maar laat de begeleider bepalen wanneer ze worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een rouwgroepbijeenkomst?: Plan meestal 2 tot 2,5 uur voor de bijeenkomst, inclusief een korte pauze. Reken daarnaast 45 tot 60 minuten voorbereidingstijd voor de ruimte, catering en ontvangst.
Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een rouwgroepbijeenkomst?: Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Vraag deelnemers om zich uiterlijk 5 dagen voor de bijeenkomst aan te melden, zodat je naamkaartjes, catering en dieetopties kunt regelen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een rouwgroepbijeenkomst?: Zet voor iedere aangemelde deelnemer, begeleider en eventuele ondersteuner één stoel klaar. Plaats daarnaast 2 extra stoelen, zodat een late aanmelding of onverwachte aanwezige niet direct tot een nieuwe kringopstelling leidt.
Wat zet je klaar bij een rouwgroepbijeenkomst?: Zet minimaal stoelen in een kring, naamkaartjes, water, tissues, koffie en thee klaar. Voor een bijeenkomst met eten heb je daarnaast soep, brood, servies, bestek en duidelijk gemarkeerde dieetopties nodig; controleer dit uiterlijk 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.