Checklist para una reunión de un grupo de duelo
Organizar una reunión de un grupo de duelo requiere más que reservar una sala y preparar café. Hay que confirmar quién facilitará la conversación, gestionar las inscripciones y recoger las necesidades alimentarias antes del encuentro. El día de la reunión, el círculo de sillas, el rincón de recuerdos y la información para acompañantes deben estar listos con tiempo. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que puedas avanzar sin olvidar los detalles que suelen quedar para el final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar una sala tranquila
Confirmar facilitadores de conversación
Redactar la invitación
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información práctica
Crear la lista de asistencia
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas en círculo
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
Montar el rincón de recuerdos
2 personas
Preparar el rotafolio
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar los aperitivos
2 personas
Preparar sopa y pan
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
Señalizar claramente las opciones dietéticas
Preparar pañuelos y agua
Informar a los acompañantes sobre la organización
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Explicar el programa y los acuerdos
Guiar el ritual de apertura
2 personas
Guiar la ronda de conversación
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
Gestionar la pausa
2 personas
Ofrecer apoyo individual
2 personas
Servir la cena
3 personas
Coordinar la segunda ronda de entrevistas
2 personas
Guiar el momento de recuerdo
2 personas
Ofrecer una pausa tranquila
Coordinar la ronda final de conversación
2 personas
Explicar el cierre y el seguimiento
2 personas
Despedir personalmente a los participantes
2 personas
Seguimiento
Comprobar objetos olvidados
2 personas
Recoger comida y bebida
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Recoger y llevar la basura
Guardar de forma segura la lista de asistencia
Cerrar el recinto
Devolver el material prestado
Enviar mensaje de seguimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesas auxiliarescant. 3
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasoscant. 24
- Tazones para sopacant. 24
- Platoscant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Cucharonescant. 4
- Bandejascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Velas LEDcant. 12
- Jarrones para florescant. 3
- Tarjetas de nombrecant. 24
Equipo
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Cables alargadorescant. 2
- Pizarra de hojas
- Rotuladorescant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 3
- Tazones para sopa con tapacant. 2
- Jarracant. 2
- Bandejas de servircant. 6
- Paños de cocinacant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva una sala tranquila y comprueba el acceso con antelación: confirma las llaves, la hora de entrada y si necesitas alargadores para las máquinas de café o las teteras.
- Envía la invitación y la información práctica al menos 7 días antes. Incluye cómo inscribirse, el horario, el acceso y una fecha límite para comunicar preferencias dietéticas.
- Cierra la lista de asistencia 2 o 3 días antes y prepara una tarjeta de nombre para cada persona inscrita, además de algunas tarjetas en blanco por si llega alguien sin confirmar.
- Calcula la preparación de comida y bebida según las inscripciones: deja listos café, té, agua, aperitivos, sopa y pan, y marca claramente las opciones dietéticas antes de que lleguen los asistentes.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para colocar las sillas en círculo, montar la mesa de bienvenida y el rincón de recuerdos, preparar pañuelos y agua, y revisar que el rotafolio tenga rotuladores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de un grupo de duelo?
- Empieza a reservar la sala y confirmar a los facilitadores entre 3 y 4 semanas antes. Envía las invitaciones al menos 7 días antes y cierra las inscripciones 2 o 3 días antes del encuentro.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para la preparación. Ese margen permite colocar las sillas en círculo, montar las mesas auxiliares, preparar la bienvenida y comprobar llaves, acceso, iluminación y material.
- ¿Qué comida y bebida se prepara para un grupo de duelo?
- Prepara café, té, agua, aperitivos, sopa y pan según el número final de asistentes. Confirma las preferencias dietéticas 3 o 4 días antes y separa las opciones especiales para que estén identificadas desde el principio.
- ¿Cuántos facilitadores necesita una reunión de un grupo de duelo?
- Confirma los facilitadores al menos 2 semanas antes y define quién guía la conversación y quién atiende las cuestiones prácticas. Para grupos grandes, comprueba con antelación si hace falta una segunda persona de apoyo.
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